Les clefs pour réussir son projet événementiel

[vc_row][vc_column width= »1/1″][vc_column_text]Sandra Minault est responsable de projets RH au sein de la MAIF. Elle anime chez EFE la formation « Piloter un projet événementiel ».

1. La rédaction Analyses Experts – Quels sont les différents types de projets événementiels ?

Nous pouvons les répertorier par grands thématiques : par exemple tout ce qui touche à la cohésion (séminaire, lancement du projet d’entreprise, convention, inauguration…), la maîtrise d’un savoir faire (formation, congrès …), tout ce qui est obligatoire dans la vie d’une entreprise ou association (assemblée générale…), le bien être des collaborateurs (anniversaire, pot de départ…) ou encore les évènements spécifiques (lancement d’un nouveau produit, inauguration…).

2. La rédaction Analyses Experts – Quelle doit être notre 1ère action en tant que pilote d’un projet événementiel ?

Ne pas foncer tête baissée dans l’organisation ! Il faut tout d’abord commencer par donner la vision du projet et la partager : « Mon événement a réussi s’il ressemble à quoi ? » Pierre Dac en fait une belle illustration « Ceux qui ne savent pas où ils vont sont surpris d’arriver ailleurs ».

Qu’est ce que l’on attend de notre événement : est-ce plutôt un aspect commercial, ou marketing, ou de cohésion, … ? Cela permet ainsi de garder une cohérence sur tout l’événement, de l’organisation à la stratégie.

3. La rédaction Analyses Experts – Quelles sont les étapes pour préparer une manifestation ou un événement ?

On peut partir sur 3 grandes étapes qui sont la préparation, le pilotage et l’évaluation/le bilan.

  • La préparation est la phase d’étude de la faisabilité, on rassemble tous les éléments pour savoir si on donne le GO : identification du besoin, définition du concept, chiffrage d’un budget, et planification.
  • Durant la 2ème phase, on construit le projet jusqu’au jour de l’événement : cadrage, sélection des prestataires, anticipation des imprévus…et on réalise l’événement.
  • Puis la dernière phase, à ne pas oublier ! Une fois l’événement réalisé, on capitalise sur les savoirs faire mis en place en archivant tous les documents puis on évalue notre événement et notre phase projet afin de faire des préconisations pour la suite. Enfin, le projet se termine une fois que la communication post-événement a été faite. C’est important de garder le lien avec les participants, les prestataires, les intervenants et remercier tout le monde…c’est l’image de l’entreprise qui est aussi en jeu !

4. La rédaction Analyses Experts – Quelles sont les méthodes de management de projet pour assurer la réussite de son projet ?

La gestion d’un projet n’est pas un long fleuve tranquille ! Pour réussir son projet, il est essentiel d’avoir des méthodes de management de projet comme le cadrage de projet : objectifs, moyens à disposition (humain, financier, technique), timing…et bien s’avoir s’organiser (retroplanning…) et négocier.

De plus, les qualités essentielles pour être un bon manager de projet tout comme pilote de projet évènementiel sont avant tout comportementales afin de fédérer une équipe autour d’un projet commun. Pour cela, ouverture d’esprit, capacité d’écoute, sens de la communication et « intrapreuneuriat » seront des atouts précieux.

 5. La rédaction Analyses Experts – Quel conseil donneriez-vous à un chef de projet événementiel qui débute ?

Outre l’aspect organisationnel et gestion du temps qui sont des points importants…le chef de projet est celui qui pilote le projet donc il doit être le premier à croire en son événement. Je dirais en quelques mots d’être enthousiaste et de donner envie ! Il doit impliquer, faire participer et s’assurer de l’engagement de chacun.[/vc_column_text][dt_quote type= »blockquote » font_size= »normal » background= »fancy » animation= »none »]

sandraSandra Minault, après 10 ans d’expérience dans la formation en tant que co-fondatrice d’un organisme de formation, accompagne aujourd’hui les entreprises dans le développement de leurs équipes : les aider à révéler leurs potentiels pour une meilleure efficacité et un mieux être en entreprise. Aujourd’hui elle est responsable de projets RH au sein de la MAIF. Elle anime chez EFE la formation « Piloter un projet événementiel ».

[/dt_quote][/vc_column][/vc_row]

Laisser un commentaire