Faites d’Outlook un rempart contre l’infobésité

Tatiana Marot est Chef de Produit Formation du département Management et Efficacité Professionnelle. Elle effectue, entre autres, une veille permettant une meilleure connaissance des enjeux managériaux et humains en entreprise.

Un salarié reçoit en moyenne 72 e-mails par jour et en envoie 33[1]. De fait, ce nouveau format a quasiment supplanté le téléphone pour les communications internes. Grâce aux possibilités offertes par la messagerie Outlook, nous pouvons maintenir notre niveau d’efficacité au plus haut tout en mettant en place des outils pratiques de partage des données.

Pour autant, le risque est grand de se laisser submerger par la masse de courriels que nous recevons. En 2005, le professionnel de l’information passait en moyenne plus de 90 minutes par jour, soit environ 20 % de son temps de travail, à gérer sa messagerie électronique (source : Information Worker Productivity Institute Research). En 2010, ce temps moyen est passé à deux heures…

Deux heures de perdues par jour.

Largement de quoi avancer le dossier « XpourY », passer du temps avec vos collaborateurs directs, bénéficier d’une pause café bien méritée et programmer les rendez-vous clients à venir.

Plus encore, selon une enquête menée par Mindjet en mai 2012[2], un salarié passe en moyenne 25 minutes par jour à rechercher des informations auxquelles il n’a pas directement accès. Ce qui représente, sur un an, 95 heures de travail par salarié soit un coût annuel pour l’entreprise de 1855€ par employé.

Les conséquences pour l’entreprise sont lourdes. Perte de temps, perte d’argent, perte de productivité, font de la surcharge d’informations un obstacle majeure à l’efficience des ressources humaines en entreprise. Les travailleurs sont en effet les premiers à pâtir de cette surconsommation d’information : 45% des travailleurs considèrent la surcharge d’informations comme un réel problème ; 14% des travailleurs français interrogés travaillent davantage à cause du surplus d’information ; 8% des personnes interrogées dans cette étude avouent qu’elles apprécient moins leur travail et 13% ont conscience du problème mais disent ne pas réussir à le gérer[3].

L’infobésité en une infographie

Il est donc urgent de lutter contre l’infobésité. Ou comment ne plus être submergé par la masse d’information que l’on reçoit et ne pas savoir comment la gérer.
N’hésitez pas à auto-évaluer votre compétence à gérer le surplus d’informations[4]. Cela permet, de façon certaine, de diagnostiquer clairement les points de travail.

Le cœur du problème est là. Nous recevons trop de mails, trop de pubs, nous surfons à droite, à gauche, passons du temps sur les réseaux sociaux … et perdons du temps.

Notre messagerie est sans doute le 1er outil que nous pouvons mettre au service de notre efficacité mais représente aussi, potentiellement, la 1ère source de débordement.
C’est donc par là qu’il nous faut commencer à agir !

Comment faire concrètement ?

Plancher sur « Outlook pour les Nuls » prend clairement du temps… et du temps … on n’en a pas ! (sinon on ne chercherait pas en gagner, je vous le donne en mille !).

Il existe pourtant plusieurs astuces qui permettent de gagner en efficacité et de ne pas se laisser envahir par les informations qui nous parviennent. En voici quelques-unes :

Sus aux pop-up (ou Alertes sur le  Bureau) ! Je suis incapable de ne pas aller lire, de suite un mail qui vient de m’être envoyé. Si le message d’Alerte apparaît … je suis obligée d’y aller. Même si je dois y revenir plus tard pour le traiter. Pourtant… Quelle perte de temps ! Si on chiffre un peu les choses, on peut partir sur une perte de temps d’environ 5 minutes : deux minutes pour le lire et au moins 3 minutes pour vous remettre au travail. Sans compter les deux autres minutes que vous passerez à le relire quand vous aurez les éléments pour y répondre. Ne pas être dérangé par ce message d’alerte vous permet d’optimiser votre concentration et de rester efficace.

Mettre en place des règles de tri des mails reçus. Classer automatiquement les e-mails dans des dossiers, isoler les publicités, mettre en valeur les messages importants : les filtres ou règles de message permettent de mieux s’organiser dans la gestion quotidienne de notre courrier électronique.

Créer des groupes de contact. Vous envoyez fréquemment un même message à plusieurs personnes ? En les mettant dans un groupe, vous pourrez leur envoyer plus facilement vos messages puisqu’il ne vous suffira alors plus qu’à sélectionner le groupe pour inclure tous ses membres. Notez que vous pourrez toujours envoyer vos messages individuellement.

Créer des tâches. De nombreuses personnes conservent toujours une liste de choses à faire, soit sur papier, soit dans une feuille de calcul, soit sur les deux supports, papier et électronique. Dans Outlook, vous pouvez fusionner plusieurs listes en une seule, recevoir des rappels et effectuer le suivi des tâches.

Utiliser les réponses automatiques. Lorsque vous êtes absent, en déplacement ou en vacances, vous pouvez utiliser l’option réponses automatiques pour répondre automatiquement aux mails que vous recevez. Mieux ! Vous pouvez créer des règles de tri qui ne dureront que le temps de votre absence mais qui vous permettront un retour en douceur et un traitement plus efficace.

Pareillement, vous voulez envoyer systématiquement à vos correspondants un message comme quoi vous avez bien reçu votre courrier ou êtes en congés ? Créez une réponse type – un accusé de réception par exemple – et configurez Outlook pour qu’il l’utilise automatiquement.

Cette liste est évidemment non exhaustive et il existe nombre d’astuces et options qui permettent de faire de votre messagerie Outlook un rempart efficace contre l’infobésité. C’est en ce sens que nous avons créé deux formations visant à vous permettre de gagner en efficacité et en temps tout en ayant une meilleure gestion de vos mails[5].