Email : 6 astuces pour ne pas se laisser submerger

Plancher sur « Outlook pour les Nuls » prend clairement du temps… et du temps … on n’en a pas ! (cf cet article récent).

Il existe pourtant plusieurs astuces qui permettent de gagner en efficacité et de ne pas se laisser envahir par les emails qui nous parviennent.

Voici 6 astuces sélectionnées et immédiatement applicables :

  • Sus aux pop-up et autres alertes ! Une alerte a pour objectif d’attirer votre attention et vous faire gagner du temps de traitement. Erreur ! Si on chiffre  les choses, la perte de temps est évaluée à  5 minutes : 2 minutes pour lire l’email que vous recevez et au moins 3 minutes pour vous remettre au travail. Sans compter les 2 autres minutes que vous passerez à le relire quand vous aurez les éléments pour y répondre. Supprimer  ce message d’alerte vous permet d’optimiser votre concentration et de rester efficace.

  • Mettre en place des règles de tri des mails reçus. Classer automatiquement les e-mails dans des dossiers, isoler les publicités, mettre en valeur les messages importants : les filtres ou règles de message permettent de mieux s’organiser dans la gestion quotidienne de notre courrier électronique.
  • Créer des groupes de contact. Vous envoyez fréquemment un même message à plusieurs personnes ? En les mettant dans un groupe, vous pourrez leur envoyer plus facilement vos emails puisqu’il ne vous suffira alors plus qu’à sélectionner le groupe pour inclure tous ses membres. Notez que vous pourrez toujours envoyer vos emails individuellement.
  • Créer des tâches. De nombreuses personnes conservent toujours une liste de choses à faire, soit sur papier, soit dans une feuille de calcul, soit sur les deux supports, papier et électronique. Dans Outlook, vous pouvez fusionner plusieurs listes en une seule, recevoir des rappels et effectuer le suivi des tâches.
  • Utiliser les réponses automatiques. Lorsque vous êtes absent, en déplacement ou en vacances, vous pouvez utiliser l’option réponses automatiques pour répondre automatiquement aux emails que vous recevez (voici un peu d’inspiration si besoin). Mieux ! Vous pouvez créer des règles de tri qui ne dureront que le temps de votre absence mais qui vous permettront un retour en douceur et un traitement plus efficace.
  • Accuser réception. Vous désirez envoyer systématiquement à vos correspondants un message accusant réception de leurs e-mails ? Créez une réponse type – un accusé de réception par exemple – et configurez Outlook pour qu’il l’utilise automatiquement. Mais attention à ne pas à votre tour les noyer sous de l’information peu utile !

Cette liste est évidemment non exhaustive et il existe de très nombreuses autres astuces et options qui permettent de gagner en efficacité tout en ayant une meilleure gestion de vos emails, et faire de votre messagerie Outlook un rempart efficace contre l’infobésité. Et développer une vraie écologie de l’information.