Chef de projet occasionnel : ce qu’il faut savoir avant de se lancer !

Communication efficace

1. La rédaction Analyses Experts – Dans quels cas faut-il privilégier le mode projet ?

Le mode  projet est de plus en plus favorisé.  Il permet en effet de dépasser l’organisation en silos, de mieux allouer les ressources et faire coopérer des équipes en transversales.

Voici quelques exemples de situations pour lesquelles le mode projet est à privilégier :

  • Lorsque le projet est innovant ou à une part de nouveauté
  • Lorsque l’on veut impliquer des contributeurs de différents services ou des partenaires et prestataires de différentes entreprises.
  • Lorsque le projet à de forts enjeux pour la structure: techniques, commerciaux ou financiers, sociaux ou même d’image.
  • Lorsque l’on veut privilégier la culture du résultat
  • Lorsque l’on souhaite décloisonner une structure, redonner de l’intérêt au travail, mobiliser et fédérer des personnes autour d’un objectif commun

 

2. La rédaction Analyses Experts – Quelles sont les étapes clés pour gérer des projets même de manière occasionnelle ?

Il y a au moins deux phases incontournables dans un projet : la phase amont de préparation du projet et la phase de pilotage.

Phase 1 : l’avant-projet

Dans cette première phase, les étapes clés sont similaires à bon nombre de projets :

  • Définir les résultats visés, le périmètre du projet – Que veut-on ?
  • Faire l’étude de faisabilité
  • Structurer et organiser le travail – Qui est responsable de quoi ?
  • Planifier

Phase 2 : la réalisation du projet

  • Réaliser
  • Livrer et mettre en service

C’est le plus souvent la première phase qui est la plus difficile car un projet c’est, au moins au début, de l’incertitude, de l’inconnu. Tout ce qui n’a pas été prévu ou analysé en phase avant-projet se retrouve généralement en phase réalisation avec parfois beaucoup plus de difficultés pour le gérer.

 

3. La rédaction Analyses Expert – Quelles sont les missions du chef de projet occasionnel ?

Elles sont nombreuses mais si on doit résumer, je dirais que le chef de projet doit garantir les résultats et la réussite du projet. Cela veut dire qu’il va prendre toutes les mesures nécessaires, tant en phase avant-projet qu’au moment de sa réalisation, pour que le projet sorte dans les délais, aux coûts prévus et selon les résultats attendus.

Ensuite le chef de projet doit savoir utiliser les bons outils pour assurer le succès du projet et intégrer la dimension relationnelle de la conduite de projet. Communiquer avec les parties prenantes, fédérer une équipe hors hiérarchie autour du projet, négocier avec le commanditaire… sont autant de défis humains  non négligeables et qui joueront un rôle essentiel dans la réussite du projet.

 

 

4. La rédaction Analyses Experts – Comment savoir si un collaborateur a les qualités requises pour être chef de projet même occasionnellement ?

On voit très vite chez une personne, au travers de son comportement, si elle a les qualités requises. Elle doit être centrée sur les « clients » du projet – le donneur d’ordre, les utilisateurs finaux, les partenaires

En permanence, elle fait référence aux résultats du projet, analyse en permanence le fait et le reste à faire.

Enfin c’est quelqu’un de curieux, qui s’intéresse aux personnes, qui pose des questions, qui donne envie aux autres de s’investir dans le projet.

Enfin elle est rigoureuse dans son organisation, son management et sa communication pour éviter ou réguler les dérives naturelles de tout projet.

 


5. La rédaction Analyses Experts – Quelles sont les principales difficultés que peut rencontrer un chef de projet occasionnel ? Comment les surmonter ?

La première difficulté est liée à sa place dans l’institution ou l’entreprise. Un chef de projet occasionnel est quelqu’un qui doit mobiliser des personnes sans avoir de pouvoir hiérarchique sur elles. Les contributeurs sollicités sur un projet ont souvent bien d’autres choses à faire. Ils existent des méthodes, des leviers, des techniques pour cela et il vaut mieux bien les connaître pour ne pas être embarqué dans des problèmes insolubles.

La deuxième difficulté est le manque d’expérience du chef de projet occasionnel. C’est un « métier » que de conduire un projet. Il s’apprend sur le terrain et capitalisant sur ses erreurs et ses succès, en premier lieu, en formation où l’on peut repérer les erreurs classiques à éviter et entre pairs pour partager des expériences et des bonnes pratiques.

 

Alain VergeylenSpécialisé en évolution du management et des structures, Alain Vergeylen intervient en conseil, formation et coaching. Il réalise ses missions principalement dans le domaine du management et management de projet tant dans le secteur public que privé.

Intervenant EFE, il anime les formations « Les 7 outils clés du chef de projet occasionnel » et « Conduire les réunions projet ».