Réunion : atteignez vos objectifs !

 

La réunion, taxée d’inefficacité et de pertes de temps notables est aujourd’hui le cauchemar de nos journées de travail. Beaucoup d’entre nous connaissent pourtant les règles de base d’une réunion réussie : définir son ordre du jour, s’y tenir en permettant à chacun de s’exprimer sans débordement, établir un compte rendu et le suivre, voici pour les essentiels.

 

Alors pourquoi tant d’échecs ? Pourquoi tant de réunion où chacun, caché derrière son téléphone ou son ordinateur travaille à un autre sujet que celui présenté ?

Pour comprendre pourquoi ses règles simples ne suffisent plus, il faut tout d’abord comprendre quel rôle jouent aujourd’hui les réunions dans l’entreprise.

 

L’explosion des réunions depuis une quinzaine d’année

 

La généralisation depuis une quinzaine d’années du management transverse et de la gestion de projet a en effet favorisé l’explosion des réunions : les acteurs de différents services doivent se réunir, le chef de projet étant chargé de rassembler, convaincre et faire travailler ensemble des services jusque là indépendants dans leurs domaines respectifs.

Les habituelles réunions de travail entre acteurs de mêmes métiers et de mêmes cultures se transforment alors en réunions complexes où les participants ne sont pas nécessairement acquis à la cause de l’animateur de ces dernières… Bien sûr, depuis toujours les réunions de négociation ou de crises ont constitué des challenges à relever pour les managers.

Mais aujourd’hui la réunion n’est plus un simple outil mais réellement un mode de fonctionnement. Chacun s’installe à sa place et commence par traiter ses mails machinalement, l’animateur présente son sujet et on l’écoute distraitement, plus ou moins poliment,  puis on se lève pour rejoindre une nouvelle salle…de réunion !

La « réunionite » n’est  pas  qu’un simple  « joke » entre managers  mais le nouveau virus qui ronge l’entreprise, promesse de stress, d’heures supplémentaires et de plan d’actions inutiles à gogo…

Il est temps à présent que chacun d’entre nous  se rende compte de l’impact qu’ont toutes ces heures inutiles, grappillant un agenda déjà surchargé et empêchant managers et collaborateurs de travailler efficacement sur leurs propres activités.

 

Réinventer la réunion pour gagner en efficacité

 

Cette prise de conscience seule ne sera pas suffisante bien sûr ! Il s’agit de réinventer notre façon de travailler ensemble en partageant de nouvelles façons de faire et idées sur la réunion.

Et contrairement à nos pratiques actuelles, ses règles ne sont plus celles du seul organisateur mais de l’ensemble des participants : le collaboratif doit envahir nos actions et être le préalable à toutes nos réunions.

 

Première règle : Pourquoi la réunion ? Un ordre du jour partagé, gagnant – gagnant

Avant de réunir tout le monde, l’animateur devra convaincre, expliquer, travailler en amont à définir un ordre du jour partagé où les acteurs invités pourront  identifier des bénéfices pour eux, leur service, leur activité…

 

Deuxième règle : Comment mener la réunion ? Une forme définie et appliquée

L’animateur va proposer un cadre et le partager avec tous au travers d’un engagement préalable :

  • Les horaires (stricts, ils sont connus et acceptés en amont : on commence et on termine à l’heure !
  • La forme : définie sous forme de présentation, débat, tour de table…chacun sait déjà ce qu’il doit apporter et s’y tient !
  • La production : les rôles ont été distribué et accepté, chacun est co responsable des résultats produits
  • Un compte rendu fidèle, proposant des plans d’actions partagés et utiles (quel impact l’action à mener aura t elle sur le projet/ travail en cours ? est – elle utile au collectif ?, son ratio temps passé/ efficacité est il suffisant, etc…)

 

Troisième règle : Qu’attend-on de la réunion ?  Des succès partagés au travers de livrables et objectifs atteints

La production régulière, les succès partagés grâce à des objectifs concrets et atteignables vont souder le groupe et garantir le succès des réunions à venir, permettant à chacun de retrouver efficacité et gain de temps.

 

Ces quelques règles sont bien sûr à réinventer par chacun d’entre nous au travers de nos futures réunions : l’ère nouvelle de la réunion est arrivée et elle est collective, sa mise en œuvre est indispensable à la sauvegarde de notre efficacité  personnelle et professionnelle …

 

[/vc_column_text][dt_quote font_size= »normal » background= »fancy »]Nathalie Barthélémy occupe pendant plus de 15 ans différentes fonctions de management. En 2010, formée au Coaching, elle créée sa propre structure. Elle intervient en tant que formatrice, coach et consultante. Son activité l’amène à accompagner les entreprises en gestion de projet ou support à la mise en oeuvre opérationnelle de nouvelles organisations. Elle anime chez EFE les formations Réussir ses réunionsLes outils du manager occasionnel et le Cycle Certifiant Manager de proximité

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