Conduite de réunion ou pâte à tarte : même combat !

Passionnée de cuisine et de management, j’ai choisi aujourd’hui de vous montrer en quoi ces deux mondes, a priori étrangers l’un pour l’autre, sont finalement très proches !
En cuisine comme en management, tout est question d’expertise nous dit-on : le savoir-faire et l’expérience sont fondamentaux, les règles précises. Cependant, il n’y a jamais eu autant de cuisiniers amateurs talentueux et les jeunes managers inventent tous les jours de nouvelles règles efficaces pour travailler en équipe. Et si tout cela n’était qu’une question d’objectif et d’adaptation ?

 

Nouveaux managers…

Pour les nouveaux managers amenés à conduire des réunions, plusieurs solutions : copier ce qu’ils ont vu faire en tant que participant avec la possibilité bien sûr d’améliorer quelques points, se former, ou – faute de temps – se laisser guider par les règles dictées par Google…

En cuisine, si je dois par exemple préparer une pâte à tarte alors que je ne l’ai jamais fait, je vais naturellement me précipiter sur Google pour chercher une recette ou consulter mon livre de cuisine préféré.

 

Dans les deux cas, en tant que débutant, j’aurai alors à ma disposition une recette ou des règles à mettre en œuvre, ma seule référence étant mon expérience de participant à une réunion ou d’amateur de tartes.

Les règles fondamentales ou la recette sont, bien entendu, toujours les prérequis à une bonne mise en œuvre.

Pour la réunion par exemple, on peut trouver les règles suivantes :

Les 5 phases clés de la réunion :

  1. La préparation
  2. L’accueil et l’ouverture
  3. Le déroulement
  4. La conclusion
  5. Le suivi

Et pour la pâte à tarte, je vais retrouver les ingrédients classiques de la pâte, c’est-à-dire : farine, beurre, sel, eau.

 

Mais cette recette ou ces règles sont-elles suffisantes pour être vraiment efficaces ?

Non, bien sûr que non, parce que si je ne sais pas de quel type de réunion il s’agit ou bien de quel type de pâte à tarte je vais avoir besoin… Je vais alors suivre les règles ou la recette de façon globale et le résultat ne sera qu’approximatif…

La question de l’objectif est donc fondamentale :

Quel est mon intention pour cette réunion ? Qu’est-ce que je veux y faire ? A quoi vais-je utiliser cette pâte à tarte ? Quel type de pâte est nécessaire pour mon plat ?

Cette question est la plus centrale de toutes en management comme en cuisine :

Qu’est-ce que je veux obtenir ?

En matière de réunion elle est capitale car elle va orienter de façon très précise les 5 points vus précédemment. Une réunion d’information par exemple, aura une préparation et un déroulement très différents d’une réunion de créativité !

De la même façon, à part les ingrédients de base, la consistance, le goût et l’utilisation d’une pâte feuilletée ne sont pas comparables à ceux d’une pâte brisée.

Nous pourrions alors définir, qu’en plus des règles et de la recette il faut, bien entendu et en premier lieu, savoir pourquoi on mène la réunion ou pour quelle utilisation on souhaite faire cette pâte à tarte !

 

Managers experts …

Dans le cas des managers ayant déjà une bonne expérience, le questionnement se fera plus précis. Ils connaissent déjà les écueils et les pièges à éviter mais, tombent parfois dans une certaine routine, manquent d’inspiration…Ils vont alors, comme leurs collègues moins expérimentés, rechercher sur Google : la conférence innovante, l’outil différenciant, la bonne idée !

Côté cuisine, recherchant là aussi l’innovation, je vais me tourner vers les blogueuses à la mode, les chefs tendances, les nouvelles saveurs…

Ce qui fera mon succès, repose dans ce cas sur ma solide expérience, mais surtout dans mon envie de réussir, de changer, d’innover ou de surprendre !

 

Mais pourquoi ne pas s’en tenir finalement à l’outil complet présenté ci-après alliant méthode et objectif  ?

 5 questions à se poser avant de mener sa réunion :

  1. Qu‘est-ce qu’on attend de cette réunion ? Que veut-on obtenir ? OBJECTIF / LIVRABLE
  2. Quelles sont les personnes nécessaires à cette réunion ? Experts / Décideurs / Parties prenantes à définir
  3. Comment allons-nous y arriver ? Méthode/Outil/Support
  4. De combien de temps avons-nous besoin ?
  5. Quelle organisation logistique est nécessaire ?

 

Cet outil, en effet, répond parfaitement aux besoins de n’importe quelle réunion et de n’importe quel manager.

La différence se fera alors non plus seulement sur le fait qu’il s’agisse d’un manager débutant ou expert, mais bien sur son envie de réussir, sur sa capacité à s’adapter à son public, réfléchir à la place de ses participants, anticiper leurs réactions en matière d’objectif, d’enjeux, de risques…pour optimiser ses attentes !

Le cuisinier quant à lui, expert ou passionné a également à cœur de surprendre, étonner ou ravir ses convives !

La recette et la technique associée à une réalisation parfaitement réussie, une belle présentation et un goût inédit feront alors son succès, car rien de tel qu’une pâte brisée au parmesan ou aux herbes pour réveiller une tartelette un peu fade.

L’adaptation est donc la deuxième clé du succès :

Je sais ce que je veux, je dois maintenant savoir pour qui je le fais ? En quoi nos objectifs seront-ils concordants ? Qu’est–ce qui fera la différence et m’assurera le succès ?

En management comme en cuisine, il existe pléthore d’outils et de recettes, de conseils, de blogs … Mais débutants ou experts, retenez bien ceci et commencez par les bases : trouver son objectif et comprendre les attentes de vos participants seront les clés de vos premiers succès !

 

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[dt_quote font_size= »normal » background= »fancy »]Nathalie Barthélémy occupe pendant plus de 15 ans différentes fonctions de management. En 2010, formée au Coaching, elle créée sa propre structure. Elle intervient en tant que formatrice, coach et consultante. Son activité l’amène à accompagner les entreprises en gestion de projet ou support à la mise en oeuvre opérationnelle de nouvelles organisations. Elle anime chez EFE les formations Réussir ses réunionsLes outils du manager occasionnel et le Cycle Certifiant Manager de proximité [/dt_quote]