Découvrez ou redécouvrez quelques outils de la gestion du temps !

gestion temps

Consultante, coach, formatrice et conférencière depuis 2012, Maria Lamas nous livre ses conseils et outils pour gérer son temps.

 

D’après vous, quel est l’outil indispensable pour une bonne gestion du temps ?

L’expérience montre que l’on met moins de temps à réaliser un projet bien planifié. Quelques minutes de planification par jour peuvent faire gagner jusqu’à une heure de temps par jour !

Planifier permet d’avoir une vue d’ensemble de son travail, d’alléger sa mémoire, de mieux se concentrer mais également de minimiser les risques d’échec, d’éviter le stress en ne faisant pas tout à la dernière minute et donc de gagner en efficacité !

Aujourd’hui, la plupart des logiciels de messagerie, comme Outlook, ont une fonction Agenda que vous pouvez utiliser pour planifier vos tâches et même partager son emploi du temps avec les membres de son équipe.

 

Mais comment faire face aux imprévus ?

Nous sommes tous confrontés à des interruptions qui nous font perdre énormément de temps dans la gestion efficace de notre journée. Sachant que certains imprévus peuvent être de vraies urgences, il convient de prévoir environ 20% de son temps pour pouvoir les gérer !

Il est très important de connaître ses tâches et missions afin de recentrer son activité en distinguant l’urgent de l’important. Cela permet aussi d’identifier ses « voleurs de temps ». Certains se gèrent plus facilement grâce à quelques astuces comme par exemple limiter les sollicitations de vos collaborateurs en délimitant des périodes de non-interruption d’autre demande un peu de discipline envers soi-même et parfois envers les autres…

 

Comment différencier l’urgent de l’important ?

Plusieurs outils existent mais l’un des plus utilisé est le Principe d’Eisenhower. Il s’agit d’un outil de priorisation privilégiant l’importance à l’urgence.

Il convient de hiérarchiser les tâches parmi 4 catégories :

  • A : Important – Urgent,
  • B : Important – Non Urgent,
  • C : Non Important – Urgent,
  • D : Non important – Non Urgent.

Les tâches importantes sont alors priorisées. Les tâches non-importantes peuvent quant à elles être déléguées, refusées ou même parfois supprimées. Parmi la gestion de l’urgence, les tâches urgentes sont la plupart du temps des tâches qui auraient dû être faites hier. La priorisation permet de diminuer ce temps consacré aux urgences et de le mettre à profit pour les relations humaines informelles et les tâches imprévues.

 

Un dernier conseil ?

Soyez positif et éviter la procrastination ! Reporter sans arrêt une tâche à faire est souvent lié au manque de plaisir à la réaliser. Plus on reporte une tâche, plus l’espace de temps alloué pour bien la faire rétrécit et plus la tâche devient désagréable à réaliser. Il convient alors de se focaliser sur la liberté, la disponibilité qui sera gagnée une fois cette tâche contraignante effectuée.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]

 

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Maria Lamas est Consultante, Coach, Formatrice, Conférencière. Après une carrière de 20 ans en entreprise en France et à l’étranger elle s’installe à son compte en 2012 en proposant des accompagnements pour les entreprises et les particuliers. Convaincue qu’il faut mettre l’humain au cœur des organisations pour gagner en performance, elle accompagne les entreprises dans divers domaines. Elle anime chez EFE la  formation « Manager une équipe d’assistantes » et intervient sur le cycle certifiant « Office Manager ».[/dt_quote][/vc_column][/vc_row]