Chef de projet occasionnel : découvrez quelques conseils et outils !

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Depuis quelques années en entreprise, de plus en plus de personnes se voient confier un projet de façon occasionnelle. Le plus souvent, le projet s’ajoute aux activités quotidiennes directement liées à leur poste. Alors, même si celles-ci maitrisent leur métier, elles sont à la recherche d’une méthode, d’un fil conducteur pour mener à bien leur projet du début à la fin.

Quelles sont les compétences requises pour conduire un projet ?

Bien que leur importance soit variable en fonction du projet, voici les domaines de compétence les plus utiles à la conduite d’un projet :

– Les connaissances et compétences en gestion de projet, c’est-à-dire la connaissance des différentes phases d’un projet et des outils de prévision, de communication, de suivi, etc. ;
– Le management hors-hiérarchie, c’est-à-dire la capacité à impliquer ses interlocuteurs internes et externes sans être leur supérieur hiérarchique ;
La communication projet, c’est-à-dire communiquer efficacement et impliquant chacun de ses interlocuteurs en y adaptant sa communication et son discours ;
– Enfin les compétences techniques du domaine concerné, qui, en fonction du projet, peuvent avoir une importance assez faible.

Quels sont les erreurs les plus fréquentes des chefs de projet occasionnel ?

A mes yeux, l’erreur la plus fréquente est de ne pas prendre assez de temps sur la phase amont du projet. Cette étape, cruciale, doit permettre de bien définir le projet (ce que l’on veut exactement). Elle permet également de répartir le travail entre chacun des acteurs, d’analyser les risques et de prévoir le budget. Enfin, elle permet également de planifier l’exécution du projet.

Une deuxième erreur, assez classique, est de sous-estimer la difficulté à mobiliser l’ensemble des acteurs du projet. En effet, le management non-hiérarchique nécessite de faire preuve de leadership et d’une bonne communication, régulière et organisée sur toute la période du projet.

Quels outils sont nécessaires à la gestion de projet occasionnel ?

Dans un premier temps, il est nécessaire de comprendre le rôle et l’importance du cahier des charges d’un projet. Ce dernier est indispensable pour cadrer le projet et définir ce qui est attendu par le client interne ou externe. Il permet ensuite de construire les fiches de lot pour chacun des contributeurs et donc de clarifier la mission de chacun des acteurs du projet. Vient ensuite la construction du planning, indispensable pour une bonne gestion du temps mais également dans l’estimation des risques et des coûts.

Tout au long du projet, le plan de communication est l’un des fils rouges du chef de projet. Il est complété dans la gestion quotidienne par les différentes réunions et le tableau de bord du projet, qui permettent de suivre l’avancement pour conduire le projet avec succès.
Voici pour les outils essentiels du chef de projet, qui pourrons vous aider à mieux vire la gestion de projet au quotidien.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]

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Spécialisé en évolution du management et des structures, Alain Vergeylen intervient en conseil, formation et coaching. Il réalise ses missions principalement dans le domaine du management et management de projet tant dans le secteur public que privé. Intervenant EFE, il anime les formations « Les 7 outils clés du chef de projet occasionnel » et « Conduire les réunions projet ».[/dt_quote][/vc_column][/vc_row]