Les organisations doivent faire face à la complexité croissante de leur écosystème et elles évoluent dans un contexte de changement permanent. Les évolutions de leur environnement ont lieu tant sur le plan économique, technologique, que sur le plan humain. Il s’agit d’internationalisation des échanges, de digitalisation des modes de travail, d’organisations croisées ou encore de multiplicité des interlocuteurs. Les entreprises se doivent donc de développer leur agilité pour accroître leur efficacité. Travailler en mode collaboratif est un moyen de développer les compétences indispensables pour travailler en équipe mais aussi pour optimiser les interactions avec les différents acteurs de l’écosystème de l’entreprise (clients, fournisseurs, partenaires, etc.).
Comment mettre en place des conditions favorables à la collaboration ?
Il est tout d’abord nécessaire de prendre en compte le contexte spécifique dans lequel on souhaite mettre en place la collaboration. Par exemple, dans le cas d’une équipe nouvellement constituée, les actions à mener pour assurer les conditions favorables à la collaboration seront distinctes de celles à mettre en place dans le cas de collaborateurs d’une équipe déjà constituée. Il sera nécessaire également de prendre en compte l’historique de l’équipe et son environnement.
Dans le cas d’une équipe, la co-construction des règles de fonctionnement est une base sur laquelle les membres de l’équipe peuvent s’appuyer. Le choix du manager (ou du chef de projet dans le cadre d’un projet) de définir et construire les règles de fonctionnement avec l’équipe plutôt que de les imposer à l’équipe est déjà en soi une décision qui favorise le travail collaboratif. Il sera important que les règles soient exprimées en termes de comportements. Elles ne doivent pas seulement rester au niveau des « principes » afin que chacun puisse se représenter et adhérer à la règle. Par exemple, « la bienveillance » est un principe, « ne pas couper la parole de celui qui parle en réunion » est une règle associée à ce principe. Enfin, une liste de règles évolue dans le temps en fonction des besoins de l’équipe et de son contexte et il sera donc nécessaire de travailler de nouveau sur le cadre de ces règles à intervalles réguliers au cours de la vie de l’équipe.
Prendre soin des interactions et de la communication est un thème transverse qui s’applique dans des contextes divers de mise en place de la collaboration, que ce soit en interne à une équipe ou entre équipes. Utiliser les outils de communication tels que l’écoute, la reformulation, le questionnement, prendre en compte les émotions, formuler des feedbacks contribue à faire de la communication un levier d’efficacité collective.
En fonction des contextes il conviendra d’explorer les points de vigilance et les actions à mettre en œuvre pour développer la culture collaborative.
Sur quels outils peut-on s’appuyer ?
Nous en avons déjà cité plusieurs comme la mise en place des règles de fonctionnement ou les outils de communication efficace.
Il existe de nombreux outils favorisant les échanges, la réflexion, la production au sein d’un groupe et la liste ne peut être exhaustive.
- En démarrage de réunion, une phase d’inclusion est un outil simple à mettre en place. Par exemple, chaque participant à tour de rôle évoque par exemple sa météo du jour, une chose importante qui s’est passée pour lui depuis la dernière réunion ou encore ses attentes pour la réunion. C’est une façon de constituer le groupe, d’inclure des personnes nouvelles à la réunion, de permettre aux personnes de poser des éléments même personnels et de favoriser le travail de réflexion et de production qui suit.
- Il existe des outils favorisant la connaissance des membres de l’équipe entre eux et les échanges de représentation sur un sujet comme par exemple le photo langage ou le portrait chinois.
- D’autres outils sont utiles pour les résolutions de problématiques comme le méta-plan avec utilisation de post-it. C’est un outil « Speed boat » qui permet avec un travail sur les freins et les ressources face à une problématique et un objectif donné.
- Plus largement il existe des modalités qui favorisent la collaboration comme les ateliers interactifs, les séminaires d’équipe, les team building.
Il est important de garder en tête, qu’un outil ou une modalité n’est en aucun cas une « baguette magique » : la collaboration est une résultante qui passe par le soin pris au quotidien à la qualité relationnelle entre les différents acteurs.
Quels conseils pouvez-vous donnez aux personnes qui souhaitent faciliter la collaboration au sein de leur entreprise ?
La collaboration entre des individus ou des équipes, comme la confiance, ne se décrète pas. Un facteur prépondérant de succès est la capacité à développer et maintenir la qualité de la relation avec les parties prenantes grâce à ses capacités personnelles d’écoute, de questionnement, de reformulation. Les nombreux outils collaboratifs sont également à disposition pour faciliter la dynamique collective.
La mise en place de la collaboration reste néanmoins l’aboutissement d’actions concrètes mises en place et maintenues sur le long terme ainsi que de réajustements permanents des modes d’interaction. La concertation et la co-construction avec les parties prenantes sont des éléments clefs de réussite.
Nathalie DUMUR est coach professionnel, experte en accompagnement du changement et en développement de l’efficacité collective, formatrice en développement des compétences managériales et en communication. Chez EFE, elle anime les formations « Manager les parties prenantes d’un projet » et « Travailler ensemble grâce aux outils collaboratifs ».