Comment développer un classement efficace ?

Face à la quantité croissante d’informations gérées quotidiennement en entreprise, organiser son système de classement papier et/ou électronique est un challenge qui se doit d’être pensé avec méthode, rigueur et dans un esprit de partage. Les bienfaits pour l’entreprise sont nombreux : tranquillité d’esprit, efficacité et meilleure circulation de l’information.

 

Quelle est l’utilité d’optimiser sa méthode de classement ?

Classer est une nécessité pour trois points principaux :

  • Retrouver rapidement ou immédiatement un document ou un dossier
  • Faire gagner du temps à son équipe notamment lorsqu’on n’est pas à son poste
  • Être considéré comme un professionnel efficace

En entreprise, il est nécessaire de classer ou d’archiver des documents pour pouvoir agir rapidement et efficacement, se défendre en cas de désaccord ou d’accusation mais aussi se développer et s’enraciner dans son domaine d’activité.

 

Classement, rangement, archivage, … Pouvez-vous préciser les différences entre ces trois termes ?

Chacun de ces mots a un sens différent mais ils sont complémentaires.

Le classement

Le classement est un ensemble d’opérations, matérielles et intellectuelles, aboutissant à organiser les différents documents contenus dans un dossier. Il convient ensuite de rédiger l’instrument de recherche permettant de les retrouver.

Le classement doit avant tout respecter les unités documentaires que représentent les grandes catégories de documents à décrire.

Décrire une unité documentaire consiste donc à présenter, intellectuellement et matériellement, une catégorie de documents faite pour en donner une identification exacte et unique en expliquant le contexte d’origine et en permettre l’exploitation administrative et historique.

Le classement répond à la question Comment.

Le rangement

Le rangement consiste à répondre à la question .

En fonction du besoin, le document peut être rangé :

  • À portée de main pour un usage quotidien
  • Dans le bureau pour un usage fréquent
  • Proche du bureau pour un usage régulier
  • Dans une salle d’archives pour un usage de temps à autre

L’archivage

Archiver est un processus consistant à identifier, à classer selon une arborescence commune et à conserver aussi longtemps que nécessaire (aspect ô combien stratégique devant la fragilité du support numérique) les « bons » documents : ceux qui engagent la responsabilité, ceux qui font preuve, ceux qui tracent l’activité, et seulement ceux-là.

L’archivage a longtemps été maîtrisé mais, depuis la fin des années 60, de plus en plus d’organismes et d’entreprises ont perdu cette maîtrise, dépassés par la croissance exponentielle des contenus produits et reçus.

Maîtriser ce processus passe par :

  • L’existence de règles communes de classement et de durées de conservation ;
  • Une appropriation des bonnes pratiques de production et de classement des « bons » documents par tous les collaborateurs et non plus seulement par les assistantes ;
  • La bonne connaissance de ses besoins et de ses obligations en matière de conservation et de protection des informations numériques.

 

Quels sont les outils et/ou méthodes indispensables pour un classement efficace ?

Si je devais en choisir une, ce serait la méthode des 5 « S » ! Il s’agit d’une technique de managementv japonaise visant à l’amélioration continue des conditions de travail dans les entreprises. Élaborée dans le cadre du système de production de Toyota, elle tire son appellation de la première lettre de chacune de cinq opérations constituant autant de mots d’ordre ou principes simples :

  • Seiri : supprimer l’inutile
  • Seiton : situer les choses
  • Seiso : (faire) scintiller
  • Seiketsu : standardiser les règles
  • Shitsuke : suivre et progresser

Cette démarche est souvent traduite en français par le mot d’ORDRE qui signifie :

  • Ordonner : alléger l’espace de travail de ce qui y est inutile ;
  • Ranger : organiser l’espace de travail de façon efficace ;
  • Dépoussiérer, découvrir des anomalies : améliorer l’état de propreté des lieux ;
  • Rendre évident : prévenir l’apparition de la saleté et du désordre ;
  • Être rigoureux : encourager les efforts allant dans ce sens : auto-disciplinaire.

 

Quels conseils donneriez-vous à une personne qui souhaite améliorer ses méthodes de classement ?

Développer ses méthodes de classement est un plus pour soi-même, mais aussi pour les autres membres de l’entreprise. Pour être efficace, ce classement doit être fiable, compréhensible, simple, facile d’accès et surtout à jour !

Alors, prêt à repenser votre classement ?

 

 

 

Consultant et formateur en efficacité professionnelle, Serge DURMAN accompagne les entreprises et cherche à transmettre son expertise pour gagner en efficacité au quotidien. Il anime chez EFE les formations  « Maîtriser les bases d’ Office 2016 » et « Optimiser sa méthode de classement »