« Et si je faisais une réunion » : 3 questions à vous poser systématiquement !

nathalie-barthelemyNathalie Barthélémy occupe pendant plus de 15 ans différentes fonctions de management. En 2010, formée au Coaching, elle créée sa propre structure. Elle intervient en tant que formatrice, coach et consultant. Son activité l’amène à accompagner les entreprises en gestion de projet ou support à la mise en oeuvre opérationnelle de nouvelles organisations. Elle anime chez EFE les formations « Animer des réunions productives » et le « Cycle Certifiant Manager de proximité »

Se former à la conduite de réunion ? Une plaisanterie ou un thème des années 80 ?!

La réunion, incontournable et parfois redoutée est devenue la bête noire de bien des entreprises ces dix dernières années. À tel point que fréquemment, nous passons notre journée « en réunion », enchaînant les salles comme les sujets au gré des projets de l’entreprise.

Résultat ? Des managers souvent stressés, qui « traitent » leurs mails et autres affaires courantes en séance et perdent parfois toute capacité à apporter leur valeur ajoutée sur le sujet concerné …

Alors, que peut-on encore apprendre de la conduite de réunion lorsque cela fait plusieurs années que l’on pratique 3 à 4 réunions quotidiennes ?

Les objectifs et ordres du jour sont affichés sur le power point de rigueur, les sujets se succèdent, les discussions et hors sujets également et les reports d’actions sont légion. Mais n’y aurait-il pas confusion des genres ? La réunion, outil efficace du management, serait-elle devenue un mode de fonctionnement palliatif de l’entreprise et de la gestion de projets ? Au détriment d’un réel avancement desdits projets ?

Retrouver efficacité et sérénité en réunion est pourtant possible.

Les 3 questions clés suivantes vont vous y aider.

1ère interrogation : Cette réunion est-elle réellement indispensable ?

  • Posez-vous la question de pourquoi vous organisez / participez à une réunion :
  • Ma présence est-elle indispensable ?
  • Est-il possible de ne participer qu’à une partie de la réunion ?
  • La réunion peut-elle s’organiser en visio-conférence ou en conf-call ?
  • Peut-on résoudre le problème proposé autrement qu’au travers d’une réunion ?

2ème question : Quel est l’objectif de cette réunion ?

Posez-vous clairement la question de l’objectif et des attendus de la réunion à laquelle vous participez ou que vous envisagez d’organiser. Les réunions auxquelles nous participons appartiennent à 2 catégories : les réunions programmées et les réunions ponctuelles.

  • Les réunions programmées sont bien sûr les plus nombreuses, ce sont les réunions dites de cadrage, de suivi de projets internes ou clients, les réunions hebdo, mensuelles ou trimestrielles d’équipes …

Ce sont le plus souvent des réunions d’exposé de résultats, de discussions et présentation d’actions, ou encore de formulation et discussions de changements. Souvent convenues, leur ordre du jour est connu, leur mode de fonctionnement est rodé et elles apportent rarement surprises et étonnement. Mais au fond, qu’attendons-nous de ce type de réunion : souvent passifs, nous n’osons pas toujours intervenir et écoutons d’une oreille distraite.

Allez, terminé pour aujourd’hui, mais la prochaine réunion se profile déjà… Réfléchissez à vos attentes et objectifs en amont de la réunion, clarifiez vos livrables, vous obtiendrez ainsi à la fin de la séance ce que vous attendiez et la réunion aura répondu à tout ou partie de vos attentes.

  • Les réunions ponctuelles peuvent concerner les réunions de résolution de problèmes, réunions de négociation, réunions de gestion de crise…

Celles-ci demandent en revanche une préparation approfondie : Quels sont les enjeux et objectifs auxquels je suis confronté ? Quels sont les enjeux et objectifs des autres participants ? Quels sont les éléments de contexte qui me sont favorables / défavorables ? Qui sera allié ou au contraire opposé ?

3ème et dernier questionnement : Cette réunion est-elle CAREE ?

En d’autres mots, répond-elle aux différents points suivants ?

Courte – les réunions les plus courtes sont les plus efficaces : 30 à 60 minutes maximum

Apprenante – une réunion doit amener un plus à ses participants : résolution de problème, information, atteinte d’objectifs, avancée de plan d’action …

Régulée – une réunion est régulée c’est à dire qu’elle est dirigée par un animateur dont le rôle est d’assurer le fairplay des échanges, l’équilibre des interventions, le centrage sur le sujet

Efficace – une réunion bien calibrée atteint les objectifs et produit les livrables annoncés

Et suivie – une réunion suivie démontre l’utilité des actions définies et à mener.

Alors, que vous soyez organisateur ou participant, osez changer le regard que vous portez sur les réunions. Au risque de surprendre, faites en sorte de repensez vos pratiques en profondeur. Un exercice stimulant, gage d’efficacité, pour retrouver le goût des bonnes réunions !

4 Commentaires

  • […] La réunion, incontournable et parfois redoutée est devenue la bête noire de bien des entreprises ces dix dernières années. A tel point que fréquemment, nous passons notre journée « en réunion », enchaînant les salles comme les sujets au gré des projets de l’entreprise.Résultat ? Des managers souvent stressés, qui « traitent » leurs mails et autres affaires courantes en séance et perdent parfois toute capacité à apporter leur valeur ajoutée sur le sujet concerné …Alors, que peut-on encore apprendre de la conduite de réunion lorsque cela fait plusieurs années que l’on pratique 3 à 4 réunions quotidiennes ?Les objectifs et ordres du jour sont affichés sur le power point de rigueur, les sujets se succèdent, les discussions et hors sujets également et les reports d’actions sont légion. Mais n’y aurait-il pas confusion des genres ? La réunion, outil efficace du management, serait-elle devenue un mode de fonctionnement palliatif de l’entreprise et de la gestion de projets ? Au détriment d’un réel avancement desdits projets ?Retrouver efficacité et sérénité en réunion est pourtant possible.Les 3 questions clés suivantes vont vous y aider.  […]

  • Retour sur la semaine 26 2014 : management, accompagnement commercial et management | Claude Chatard dit :

    […] Article efficacité professionnelle de la semaine : « Et si je faisais une réunion » : 3 questions à vous poser systématiquement ! […]

  • Personnellement je pense que les réunions sont un bon moyen de remettre en quelque sorte les pendules à l’heure. Cela permet dans une équipe d’éviter les phrases du type : « Je n’étais pas au courant de telle ou telle chose ». Efficace aussi lors de l’arrivée au sein d’une équipe d’une nouvelle personne, cela permet à nouveau de rappeler quelques règles. Bref, de manière ponctuelle, la réunion a vraiment du bon.

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