6 conseils pour améliorer sa communication en situation professionnelle

Interview de Pascale Fleury, formatrice et coach depuis 10 ans

Dans mes relations de travail avec mes collaborateurs, mes clients, ma hiérarchie… : quels impacts peut avoir mon mode de communication ?

Dans mes relations professionnelles mon mode de communication va avoir un impact rapide, que ce soit à l’écrit ou à l’oral. Selon ma cible, je dois adapter ma communication. Celle-ci peut être soit directe et synthétique, soit donner de nombreux détails en les hiérarchisant, avoir un style plus commercial, plus conventionnel, plus convivial… sans jamais oublier les règles de la courtoisie la plus élémentaire. Bref, autant d’interlocuteurs, autant de modes de communication, ou presque !

À l’écrit, comment m’assurer que mon message soit clair et atteigne son objectif ?

Pour s’assurer qu’à l’écrit mon message soit bien clair et atteigne mon objectif, je dirais que le meilleur moyen serait de le donner à relire à un tiers ! Comme cela est rarement  possible, on doit se relire en supprimant tout ce qui est inutile et on peut diluer le cœur du message, pour renforcer son efficacité. Vérifier que le lecteur sait ce qu’il doit faire en le lisant et qu’il sera motivé pour agir si une action est attendue.

Quelles techniques puis-je utiliser pour maintenir l’attention de mon lecteur ?

Maintenir l’attention de sonlecteur exige du travail : bâtir un plan clair, avec des titres explicites, des sous-paragraphes qui ponctuent le texte, avec une logique qui sous-tend notre objectif : quel est le message principal à transmettre? Quel est le but final ?
Si on ne lit que les titres et sous-titres, avec l’introduction et la conclusion, on a parcouru comme un résumé du texte avec ses grandes lignes, et on sait de quoi il s’agit. Enfin, il  faut aérer le texte pour le rendre  attractif.

Que ce soit à l’oral ou à l’écrit, existe-t-il des astuces pour éviter les malentendus, les incompréhensions ?

Pour éviter les malentendus, les incompréhensions, que ce soit à l’écrit ou à l’oral, il faut veiller à bien écrire la trame de son message. En se relisant, mettre des virgules et des points : plus une phrase est courte, mieux on la comprend. N’utiliser que des mots simples, éviter tout jargon spécifique à un branche, si on utilise des abréviations, toujours en donner in extenso l’intitulé.

Quels sont les bons réflexes essentiels pour une communication orale réussie ?

À moins d’être un roi de l’improvisation, une préparation écrite est nécessaire. Ensuite, on se relit, on prépare des fiches avec des mots clés. On travaille sa voix, son articulation, sa posture pour que la voix puisse circuler librement…et surtout on pense à respirer !

En matière de communication en milieu professionnel, quelles sont les erreurs à éviter ?

En milieu professionnel, ne pas oublier le minimum de savoir vivre et ne pas bâcler les formules de politesse, même en écrivant des mails. Par exemple, à l’oral, dire bonjour et demander si la personne va bien… pour finalement partir en tournant le dos, sans écouter la réponse est d’un effet désastreux. Il vaut mieux ne rien dire après son bonjour qu’avoir ce genre de comportement, soit disant justifié par le fameux « je suis débordé, je n’ai pas le temps ». C’est blessant et peu respectueux de l’autre personne, mais hélas, courant !

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Pascale Fleury, formatrice et coach depuis 10 ans, après 15 ans de banque et des études de Gestion à Dauphine. Intervenante EFE, elle anime les formations Communication écrite et orale opérationnelles, Améliorer ses écrits professionnels et Etre synthétique à l’écrit comme à l’oral.

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