Email : combien il coûte à l’entreprise

Un salarié reçoit en moyenne 72 emails par jour et en envoie 33 (étude Radicati Group). De fait, ce nouveau format a quasiment supplanté le téléphone pour les communications internes. Grâce aux possibilités offertes par la messagerie email, nous pouvons maintenir notre niveau d’efficacité au plus haut tout en mettant en place des outils pratiques de partage des données.

En théorie.

Car le risque est grand de se laisser submerger par la masse d’emails que nous recevons. En 2005, chaque salarié passait en moyenne plus de 90 minutes par jour, soit environ 20 % de son temps de travail, à gérer sa messagerie électronique (source : Information Worker Productivity Institute Research). En 2010, ce temps moyen est passé à deux heures

Deux heures de perdues par jour.

Largement de quoi avancer le dossier « X pour Y », passer du temps avec vos collaborateurs directs, bénéficier d’une pause café bien méritée et programmer les rendez-vous clients à venir.

Perte de temps =perte d’argent et de productivité

Selon une enquête menée par Mindjet en mai 2012, un salarié passe en moyenne 25 minutes par jour à rechercher des informations auxquelles il n’a pas directement accès. Ce qui représente, sur un an, 95 heures de travail par salarié soit un coût annuel pour l’entreprise de 1855€ par employé.

Les conséquences pour l’entreprise sont lourdes. Perte de temps, perte d’argent, perte de productivité, font de la surcharge d’informations un obstacle majeure à l’efficience des ressources humaines en entreprise.

 Les travailleurs sont en effet les premiers à pâtir de cette surconsommation d’information :

  • 45% des travailleurs considèrent la surcharge d’informations, aussi nommée infobésité, comme un réel problème ;
  • 14% des travailleurs français interrogés travaillent davantage à cause du surplus d’information ;
  • 8% des personnes interrogées dans cette étude avouent qu’elles apprécient moins leur travail
  • 13% ont conscience du problème mais disent ne pas réussir à le gérer.

L’infobésité en une infographie

Le cœur du problème est là. Nous recevons trop d’emails, trop de pubs, nous surfons à droite, à gauche, passons du temps sur les réseaux sociaux … et perdons du temps.

Il est donc urgent de lutter contre l’infobésité. Ou comment ne plus être submergé par la masse d’information que l’on reçoit et ne pas savoir comment la gérer.

N’hésitez pas à auto-évaluer votre compétence à gérer le surplus d’informations. Cela permet, de façon certaine, de diagnostiquer clairement les points de travail.

Notre messagerie est sans doute le 1er outil que nous pouvons mettre au service de notre efficacité mais représente aussi, potentiellement, la 1ère source de débordement.

Semaine prochaine : 6 astuces pour ne plus être noyé par ses e-mails