Communiquer en mode projet : les erreurs à éviter

naudeFrédéric Naudé est consultant en conduite du changement, en management transversal et en conduite de projet.
Après avoir été lui même chef de projet, chef d’entreprise et enseignant à l’ESSEC, Frédéric manage une équipe de consultants sur des projets de transformation au sein de la société Voirin consultants.
Intervenant EFE depuis 2005, il anime de nombreuses formations en management de projet, parmi lesquelles « Communiquer en mode projet » et « Reprendre un projet en difficulté« 

Que constate-t-on en termes de communication sur un projet ?

La communication est souvent un axe négligé dans la gestion de projet. Elle n’est pas considérée comme une action prioritaire par rapport aux objectifs techniques d’un projet.  Elle est souvent inexistante ou traitée ponctuellement en fonction d’une difficulté rencontrée au cours de projet. Il existe rarement une stratégie de communication globale et cohérente. Elle est pourtant réclamée lorsqu’elle est parcimonieuse ou inexistante.

Et pourtant l’absence ou l’insuffisance de Communication :

  • engendrent des circuits d’informations parallèles et des incertitudes
  • ne favorisent pas le sentiment d’appartenance au projet
  • privent le projet d’un levier d’accompagnement au changement.

Ce qu’il faut éviter :

  • la communication « rouleau compresseur » consistant à mettre les acteurs devant le fait accompli, leur faire comprendre qu’il n’y aucune alternative, qui va souvent mobiliser beaucoup d’énergie car la résistance va être importante face à ce type de communication et qui s’accompagne en général d’un reporting ascendant bien arrangé pour tenir compte de la volonté de la direction
  • la communication « grande messe ». Elle est axée sur la motivation avec pour objectif de renforcer le sentiment d’appartenance, elle vise à créer la dynamique pour surmonter les moments difficiles, mais après quelques grandes messes, le cœur n’y est plus, personne n’y croit plus.

Ce qu’il est important de faire :

  • Se poser la question du pour quoi de la Communication c’est à dire ce que l’on cherche à obtenir,
  • Donner des réponses sur le comment va se dérouler le projet et pas uniquement communiquer sur le quoi,
  • Faire court et simple dans votre communication. Par exemple, pourquoi ne pas privilégier une formule telle que « Nous vous invitons à nous faire parvenir toute recommandation que vous jugerez pertinente et nous vous assurons que lesdites recommandations seront examinées avec la plus grande attention » ou même tout simplement : « Envoyez-vous vos recommandations ! »
  • Prendre en compte la diversité des acteurs et adapter une communication ciblée en fonction en pensant vos acteurs comme des clients à qui vous allez vendre vos services.
  • Allez au contact du terrain pour repérer les leviers de motivation des acteurs sur lesquels vous allez communiquer,
  • S’appuyer sur le management intermédiaire qui va vous servir de relais, leur donner l’argumentaire,
  • Mesurer l’impact de vos actions de communication. On lance rarement un produit sur le marché sans l’avoir testé auparavant.
  • Mettre en place et tenir régulièrement vos instances projets, ne pas uniquement les activer en cas de décision à prendre ou pire de situation de crise.
  • Construire une vision mobilisatrice avec le slogan associé. Songez par exemple à la formule du Président Kennedy en 1961 lors d’un discours historique  : « Je pense que nous devrions viser à envoyer un homme sur la Lune avant la fin de cette décennie et à le ramener sur Terre sain et sauf ». Du rêve, du concret, du mobilisateur.