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Découvrez l’interview de Nathalie Dumur qui nous livre ses conseils pour Manager les parties prenantes d’un projet !
Avant tout, de qui parle-t-on lorsque l’on parle de « parties prenantes » d’un projet ?
La définition donnée par le Project Management Institute (PMI), est la suivante :
Les parties prenantes d’un projet sont « les personnes, les groupes ou les organisations susceptibles d’affecter le projet ou d’être affectés par celui-ci… ».
C’est-à-dire qu’il s’agit de tous les acteurs qui ont de l’influence sur le cours du projet. Cela comprend donc ceux qui peuvent favoriser la réussite comme ceux qui peuvent freiner l’avancement du projet. On y retrouve donc :
- Le sponsor du projet ou maîtrise d’ouvrage ;
- Le chef de projet ou maîtrise d’œuvre;
- Les producteurs du projet : ressources, prestataires, etc. ;
- Les contributeurs du projet : les experts, les fournisseurs, les clients internes ou externes ;
- Sont incluses également les personnes impactées par le projet, les instances collectives spécifiques au projet ou d’autres instances comme le Codir ou des comités spécifiques.
Il est essentiel pour la réussite d’un projet de bien définir la cartographie de ces parties prenantes.
Quels sont les enjeux principaux du management des parties prenantes sur un projet ?
L’environnement d’un projet est un écosystème complexe avec des acteurs nombreux dont les enjeux en lien avec le projet peuvent être de nature diverse. Le chef de projet, dans son rôle de « chef d’orchestre » de cet écosystème, doit à la fois développer des compétences techniques et méthodologiques dans la conduite de projet et des compétences relationnelles pour gérer, entre autres, les parties prenantes de son projet. En effet leur satisfaction est un élément-clef de succès. Mesurer l’implication des parties prenantes sur le projet et ainsi reconnaître quels sont les alliés et les opposants va permettre au chef de projet de définir des actions d’accompagnement ciblées pour assurer la réussite du projet.
Quelles sont, selon vous, les étapes indispensables du pilotage des parties prenantes ?
Le pilotage des parties prenantes comprend plusieurs étapes indispensables. Après l’identification des acteurs et des liens entre eux, le chef de projet analyse le positionnement de chaque acteur vis-à-vis du projet. C’est-à-dire l’analyse de leur degré d’implication et leurs attentes, en utilisant, par exemple des matrices d’analyse ou des méthodologies comme la sociodynamique. Il est ensuite nécessaire de planifier le management de ces parties prenantes et de définir une stratégie pour les impliquer. On peut par exemple choisir de mettre en place une « stratégie par les acteurs » à partir d’un premier noyau de personnes identifiées comme des alliés et qui vont entraîner l’ensemble des parties prenantes en créant une dynamique collective.
Tout le long du projet, il sera nécessaire de piloter les parties prenantes. C’est-à-dire de favoriser le développement des individus, maintenir leur efficacité et leur degré de motivation. Cela implique, entre autres :
- D’animer le réseau des parties prenantes pour développer le sentiment d’appartenance;
- De rester efficace avec des équipes à distance;
- De rendre les réunions productives.
- Cela passe également par développer le potentiel individuel et collectif, accompagner ses alliés et manager ses opposants.
Le chef de projet devra s’appuyer tout le long du projet sur un plan de communication adapté qu’il ajustera au fur et à mesure. Un facteur prépondérant de succès est la capacité du chef de projet à développer et maintenir la qualité de la relation avec les parties prenantes grâce à ses capacités personnelles d’écoute, de questionnement et de reformulation.
Quels conseils pouvez-vous donner aux chefs de projets pour faciliter leurs actions de pilotage des parties prenantes ?
Le pilotage des parties prenantes doit être pris comme un objectif primordial au même titre que la production du livrable du projet qui doit être conforme et remis dans les délais. Ainsi, le management des acteurs est aussi important, que la conduite de projet proprement dite qui, elle, se concentre sur les tâches d’organisation en vue de fabriquer le produit/livrable du projet.
C’est la raison pour laquelle le chef de projet doit, dès le démarrage du projet, établir et mettre en œuvre une stratégie pour accompagner les acteurs vers l’objectif du projet. Il doit animer, développer la motivation des femmes et des hommes impliqués dans le projet et créer ainsi une équipe projet performante.
Selon moi, il est primordial de faire un bilan pour chaque projet terminé. C’est une étape capitale qui est pourtant parfois négligée. Cette revue projet doit comporter une réflexion sur le bilan humain afin de déterminer ce qui a bien fonctionné et les sujets d’amélioration individuels et collectifs. Dans une optique d’amélioration continue, ce bilan permet de partager les apprentissages, les bonnes pratiques et de progresser !
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Nathalie DUMUR est coach professionnel, experte en accompagnement du changement et en développement de l’efficacité collective, formatrice en développement des compétences managériales et en communication. Chez EFE, elle anime les formations « Manager les parties prenantes d’un projet » et « Travailler ensemble grâce aux outils collaboratifs« .[/dt_quote][/vc_column][/vc_row]
