Management de projet : comment gérer les risques ?

raymon secqRaymond SECQ a  une expérience de directeur d’usines de production de plus de 20 ans, et il a été le DSI d’un grand groupe industriel pendant 12 ans. Au cours de cette carrière, il a du gérer de nombreux projets, aussi bien liés à des investissements industriels, qu’aux Systèmes d’Information (Etudes ou Techniques).
Intervenant EFE, il anime les formations « Chef de projet » et « Piloter un projet par les risques »

Le risque est partout, et pourtant ne rien faire c’est aussi prendre un risque. Dans le cadre du management de projet, les risques trouvent leur source à  différents niveaux. 
On peut ainsi répertorier

  • des causes internes : relations entre membres de l’équipe, disponibilité des ressources…
  • des causes externes comme la carence d’un fournisseur par exemple.

Selon les phases du projet (Cadrage, Initialisation, Finalisation …) les risques évoluent, mais les principales causes restent les mêmes :

  • Equipe Projet : Compétences, Motivation, Disponibilité, Animation
  • Organisation du Projet : Structure (Sponsor, Comité de Pilotage), Phases et étapes
  • Fournisseurs et Sous-traitants : Qualité prestation, Délai
  • Projets : Besoins réels et analyse fonctionnelle

Nous ne pouvons pas imaginer mettre en place et animer un projet sans se poser la question de tous les événements qui vont rendre ce projet possible ou impossible. Il ne s’agit pas de développer le principe de précaution, qui est souvent une excuse pour ne rien faire, mais au contraire de réfléchir calmement à ce qui peut venir contrarier la bonne réussite d’un projet, et anticiper.

Il faut être méthodique et appliquer des règles simples mais efficaces, afin de lister les différents risques, sans pour autant s’occuper des risques tellement graves (tels  qu’une explosion nucléaire) que l’arrêt du projet passerait pour insignifiant, ni des risques mineurs qui restent acceptables.

Afin d’imager le pilotage d’un projet par les risques, nous prendrons le cas de l’installation dans une usine d’une nouvelle chaine de fabrication (Construction du bâtiment et achat/implantation de la nouvelle machine d’usinage)

Pour piloter un projet par les risques, il faut mettre en place  3 phases :

1. L’identification des Risques. De nombreuses méthodes existent, avec certaines très adaptées à une activité industrielle, informatique, commerciale ou autre. Ces méthodes permettent d’aller vite pour déterminer si un risque existe ou pas, mais n’oublions pas que la raison et le bon sens son souvent des alliés de ce type de réflexion. Dans notre exemple, les principaux risques identifiés sont les suivants :

    • Risque 1 : Décalage dans le planning de construction du bâtiment
    • Risque 2 : Difficultés de démarrage de la nouvelle machine
    • Risque 3 : Formation du personnel utilisateur

 2Le calcul de la criticité, qui tient compte de la fréquence d’apparition du risque (pouvant dépendre de la période, du retard dans la réalisation du projet..) et de la gravité des conséquences si ce risque survenait. Ceci permet donc de se focaliser sur les risques les plus importants.

    • Risque 1 : Fréquence faible (2 sur 4) car planning très détaillé et possibilité de multitâches, mais gravité importante (3 sur 4) car tout retard entraînera un décalage dans une période d’hiver moins propice aux travaux extérieurs.
    • Risque 2 : Fréquence plus grande (3/4) car c’est un prototype assez mal connu du fournisseur, et gravité importante (4/4) car c’est l’objectif même de ce projet de pouvoir utiliser cette nouvelle machine.
    • Risque 3 : Fréquence faible (1/4) car grande anticipation de la formation, et gravité moyenne (2/4) car en cas de retard (Bâtiment, Machine..) ou de compréhension moyenne de la formation, des actions complémentaires peuvent être lancées rapidement.

On obtient donc une criticité de 6 pour le risque 1, de 12 pour le risque 2 et de 2 pour le risque 3.

3. L’établissement d’un plan de prévention, qui consiste à définir les actions préventives et correctives à mettre en place, mais aussi à suivre de manière détaillée et régulière chaque risque.

  • Dans notre exemple, c’est le risque 2 qui est le plus critique, et c’est sur lui que les différentes actions vont d’abord être concentrées.
    • Vérification du planning du fournisseur
    • Validation de la nouvelle machine, par étape, chez le fournisseur
    • Recettes partielles
  • Il ne faudra pas, malgré tout, négliger les autres risques détectés

L‘ensemble d’une équipe Projet est sensible à ces événements qui viennent contrarier le bon déroulement de ce projet, c’est  pourquoi elle apprécie particulièrement le rôle du responsable du suivi des risques, dont la mission est de surveiller et de faire corriger chaque risque défini, afin de limiter sa  criticité, et ainsi permettre à  l’équipe projet de se concentrer sur ses taches pour atteindre les objectifs du projet.

Selon la taille des projets, ce suivi des risques peut être assuré directement par le chef de projet, mais en tout état de cause, il reste le responsable et le garant du suivi de ces risques et du plan de prévention associé. C’est lui qui est l’animateur et le fédérateur de son équipe.

Au final, le pilotage d’un  projet par les risques, est un complément essentiel du pilotage classique d’un projet et n’est pas réservé aux grands projets. C’est un état d’esprit de prise de conscience d’un danger avec la ferme volonté de rester un acteur et de modifier le futur, car comme disait l’écrivain Georges Bernanos, « on ne subit pas l’avenir, on le fait ».