Les 7 actions des managers pour regagner la maîtrise de leur temps

[vc_row][vc_column width= »1/1″][vc_column_text]Hervé Coudière est coach et formateur senior en management. Chez EFE il anime la formation « Manager, regagner la maîtrise de son temps« .

Le manager est une fonction clé pour développer la performance de l‘organisation. Or, quel que soit son talent pour assumer son rôle au quotidien, il est de plus en plus confronté à la tension entre le temps qu’il faut pour satisfaire aux exigences de sa fonction et le temps dont il dispose.

Les ressources étant limitées et en partie au moins contraintes, il en vient à prendre du temps sur sa vie de famille, son temps de sommeil ou de repas, sur ses activités sportives, amicales et de loisir. Mais il constate amèrement que ces dispositions ne viennent pas à bout de sa charge de travail grandissante et de son stress permanent.

Les managers que je rencontre depuis 10 ans dans les formations sur la gestion du temps sont de ceux-là. Ils m’ont incité à proposer depuis 4 ans une formation spécifique pour les managers : « Manager, regagner la maîtrise de son temps« . Et leurs retours d’expérience nous montre que le cycle infernal du stress n’est pas une fatalité.

Voici par exemple le  témoignage reçu d’Anne, l’une de nos participantes, trois semaines après la formation :

« La prise de distance sur la gestion de mon temps et quelques outils simples m’ont permis d’alléger l’agenda , ménager les sessions de réflexion/travail personnel, regrouper la lecture d’’emails une fois par jour…etc. Beaucoup de gain en efficacité. Il y a encore du travail mais je prévois une relecture de nos supports de formation à fin de mois pour mettre en œuvre une seconde vague d’outils/process. Le but étant de les assimiler dans mon quotidien par étape »

Comme nous le suggère ce témoignage, reprendre en main son agenda est une affaire d’implication et de détermination personnelle qui se construit à petits pas, avec discernement, et que les résultats sont rapidement visibles et probants.

Pour ne plus subir le temps et en regagner la maîtrise, nous accompagnons nos participants dans 7 actions clés qui leur permettent d’enclencher une dynamique pour aller de l’avant :

1. Diagnostiquer son propre emploi du temps à l’aide d’une grille d’analyse pour reconnaître ce qui a été mis en place jusqu’à présent et qui fonctionne et aussi prendre conscience des dérives. Ainsi, les nouveaux outils et comportements mis en place sont adaptés à la situation réelle.
2. Se recentrer sur sa fonction. Le rôle du manager est d’améliorer continument la performance. Il doit pour cela clarifier sa mission, sa valeur ajoutée et prendre en considération tous ses clients. Trop souvent les managers sont plongés dans l’action à court terme et négligent le temps nécessaire à la réflexion sur leur véritable valeur ajoutée.
3. Clarifier la vision, le sens, le projet pour lui-même et pour l’équipe. Pour donner de l’impact à son action et fédérer son équipe, le manager doit clarifier quelle évolution il propose à son équipe et la direction dans laquelle il souhaite l’emmener. Cette vision est construite en alignement avec les objectifs de l’organisation et en cohérence avec les aspirations des équipes que le manager se doit de connaitre mieux que personne.
4. Se positionner dans son environnement en clarifiant qui il est, son identité propre. On ne peut pas regagner la maitrise de son temps sans savoir qui on est et ce qu’on veut. Cela permet de se positionner par rapport aux autres et à mener son projet. Dans la tempête, le capitaine garde le cap.
5. S’appuyer sur ses équipes, sa hiérarchie et ses partenaires, déléguer, donner le sens et organiser l’action. La gestion du temps n’est pas une pratique isolée à faire dans son coin de bureau. Elle doit être intégrée dans les pratiques de coopération avec les autres. Par exemple, le manager peut organiser un point hebdomadaire avec toute l’équipe, avec son supérieur hiérarchique et avec ses collaborateurs en individuel si leur nombre le permet. Il doit aussi savoir déléguer avec efficacité non seulement pour gagner du temps mais aussi pour motiver et faire grandir ses collaborateurs.
6. Mettre en place des outils pratiques, utiles, concrets en les expliquant et en animant leur utilisation. Le plus commun est l’agenda mais est-il bien utilisé ? La plupart du temps, les managers y planifient leurs réunions mais oublient d’y réserver des temps pour les sujets importants et pour anticiper. La matrice d’Eisenhower est souvent bien connue, mais hélas aussi souvent mal comprise.
7. Communiquer et écouter. Tout cela ne fonctionne sur la durée que si le manager communique sur l’utilisation et l’importance des outils mis en place. Ils doivent permettre une meilleure intégration des bonnes pratiques dans l’équipe, une meilleure priorisation des activités et une meilleure coopération au sein des équipes. Ce point est trop souvent négligé dans les formations alors que la communication est la pierre angulaire de la mise en place des actions et du changement. Nous y apportons un soin particulier pour préparer le manager à l’après-formation afin qu’il réussisse dans son contexte la mise en place d’outils, techniques, pratiques et comportements à la fois efficaces et apaisants dans les relations et dans la course au temps.

[/vc_column_text][dt_quote type= »blockquote » font_size= »normal » background= »fancy » animation= »none »]Hervé Coudière est coach et formateur senior en management. Après 25 ans d’expérience en tant qu’opérationnel, consultant et dirigeant, il intervient maintenant dans des organisations de tous secteurs pour y développer les compétences et les pratiques de coopération des managers et de leurs équipes. Chez EFE il anime la formation « Manager, regagner la maîtrise de son temps« .[/dt_quote][/vc_column][/vc_row]