Surcharge d’informations : trop d’emails !

[vc_row][vc_column width= »1/1″][vc_column_text]André Meyer anime pour EFE les formations « Gérer son temps et ses priorités », « Améliorer son efficacité grâce au mind mapping », et « Faire face à la surcharge d’informations ».

294 milliards d’emails, et moi et moi et moi

On confond souvent surcharge de travail et surcharge d’informations : c’est que les deux sont intimement liés, l’action est souvent précédée d’informations (mais ni toujours, ni toujours de bonne qualité), et l’information implique quasiment tout le temps une action cachée.

Les emails et leur gestion sont évidemment le premier exemple qui vient en tête, tant l’outil imbrique information (utile ou non, nécessitant une action ou non) et tâches à accomplir. C’est même devenu une to-do list en soi, avec l’habitude prise de s’envoyer des messages à soi-même.

Mais si la surcharge de travail relève bien du nombre et de la nature des tâches, la surcharge d’information trouve elle sa source dans l’échange lui-même, tant sur le plan quantitatif (combien de mails, combien d’aller-retours avant d’avoir la bonne information) que qualitatif (la clarté et la concision du message).

Améliorer la réception et le stockage des mails est un bon début : réfléchir la fréquence d’accès, gérer les interruptions, aider la concentration, trier, développer la précision du langage… autant de solutions qui participent d’une meilleure gestion de l’information. Meilleure, c’est à dire plus efficace pour être plus sereine.

Dans ce domaine, on constate d’ailleurs un point curieux : le changement d’habitude peut aussi bien venir de directives au niveau de l’entreprise, que d’initiatives individuelles. Le phénomène de la tâche d’huile joue son rôle : le héraut, porteur de solutions à un mal supporté par tous, est lui-même porté par un réseau conçu pour la rapidité et la fréquence des contacts (fréquence qui définit justement le risque de surcharge).

J’ai évoqué cette catégorie de mails dont le sens est précisément de vous faire faire quelque chose, mais il faut aussi distinguer les mails d’information « pure » (à quoi s’ajoutent toute les autres sources d’information d’ailleurs), qui sont souvent des tâches déguisées. C’est qu’il s’agit de faire quelque chose de l’information, car paradoxalement, quand elle reste lettre-morte, l’information pèse lourd dans le sentiment de surcharge. Les symptômes commencent maintenant à être connus, et parmi eux l’évitement, la fuite devant l’information, l’oubli.

Au-delà des recettes existantes, il faut imaginer, tester de nouvelles approches : par exemple le pré-traitement rapide puis traitement planifié, pour maîtriser à la fois les flux d’information (réactivité) et l’occupation du temps (proactivité) ; par exemple le mind-mapping, pour son mécanisme de synthèse inhérent (une branche, c’est un mot, une idée), mais aussi pour mémoriser (emmagasiner l’information) ou pour la présenter de manière concise et claire (restituer l’information). Il s’agit enfin d’aiguiser sa capacité à arriver rapidement à identifier une action concrète ou à prendre une décision claire (Non, jeter, transférer, faire, faire quand…) face à l’information.

Il s’agit donc aussi d’améliorer la capacité de traitement : capacité à organiser le traitement, capacité de synthèse de l’information, capacité de mise en action à partir de l’information.

Autant de pistes à explorer, autant de ressources disponibles, évaluées dans une démarche systémique, qui abordera toutes les facettes (superficielle, profonde) de notre rapport complexe à l’information.[/vc_column_text][dt_quote type= »blockquote » font_size= »normal » background= »fancy » animation= »none »]

André Meyer, consultant formateur, travaille notamment sur l’intelligence visuelle, les techniques de créativité, l’organisation et l’efficacité et l’utilisation raisonnée des nouvelles technologies. Il anime chez EFE les formations « Gérer son temps et ses priorités », « Améliorer son efficacité grâce au mind mapping », et « Faire face à la surcharge d’informations ».

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