Guide de survie pour travailler avec plusieurs responsables

villandreAprès 30 ans d’expérience professionnelle diversifiée dont 18 ans en formation, Nathalie Villandre crée COGEFOR en 1992 et s’intéresse au développement du savoir-être relationnel. Elle présente des outils de savoir-être relationnel pour s’adapter aux changements structurels, environnementaux,  transition de vie ou mobilité professionnelle. Elle anime chez EFE les formations « Assistant(e) de plusieurs managers » et « Réussir au féminin« Vous travaillez pour plusieurs Responsables à la fois ?  Vous vous sentez sous pression ?

Vous avez le sentiment d’avoir de plus en plus de tâches à accomplir en un temps de plus en plus raccourci ? De ne pas être reconnu(e),  ni compris(e) ?

Ce petit article peut vous aider à faire le point et prendre un peu de recul par rapport à votre fonction…

L’évolution des structures,  des mentalités et des habitudes de travail a radicalement changé l’environnement de travail.  De nouvelles contraintes apparaissent et les relations se tendent, voire deviennent pesantes. Organiser la collaboration et arbitrer les priorités entre les différents acteurs et services est devenu complexe, d’autant plus  que les situations personnelles le sont aussi souvent (déplacements trop longs, famille recomposée à assumer, pas de temps de prise de recul pour se recentrer et rééquilibrer ses choix ) . . générant  souvent fatigue et stress.

Je vous propose quelques axes de réflexion pour retrouver le plaisir de travailler dans l’efficacité. Ils sont notamment développés dans le stage « Assistant(e) de plusieurs Managers »

Dans sa mission de préparation et de soutien des activités dans le domaine administratif et organisationnel (gestion de l’info, des priorités), l’Assistant(e) est particulièrement au cœur de ce dispositif car elle centralise les relations internes et externes.  Ses  qualités de réactivité, d’autonomie de flexibilité et d’implication, lui permettent de créer le lien au sein du service, et préserver les relations entre les acteurs.

Voici les 5 attitudes « pro » indispensables aujourd’hui pour assister sereinement ses Managers :

  • RESTER POSITIVE ET RELATIVISER

L’Assistant(e) doit être capable de mener plusieurs tâches de front, avec le sourire. Positive, elle sait être à l’écoute (sans l’être trop.. !). Pour cela il est nécessaire de bien clarifier ses objectifs, connaître le temps passé à effectuer ses différents tâches, identifier les « mangeurs de temps » afin d’arbitrer les priorités entre les différents acteurs

L’ outil : le journal de bord qui reprend la liste des tâches en temps réel et les pertes de temps celles causées de mon fait et celles causées par les autres. Édifiant !

Méthode : supprimer mentalement la phrase « je n’ai pas le temps » et remplacer la par «je veux prendre le temps ». En n’agissant plus sous la contrainte mais en faisant un vrai choix, vous serez surpris(e) là aussi du gain de temps au final !

Une nouvelle mission ? Ce n’est pas forcément une surcharge de travail mais une opportunité de se réorganiser et déléguer certaines tâches….

  • OSER S’AFFIRMER

Oser demander des explications, réclamer des informations quand  je ne comprends pas. Ce n’est peut-être pas si clair dans l’esprit du manager ou du collaborateur et en parler l’aidera à clarifier ses propres idées.

Si l’on me demande de prendre en charge une tâche supplémentaire, pas de panique…Il est possible de dire calmement que cela représente une surcharge en expliquant pourquoi (cf le journal de bord ) et de réfléchir pour proposer une alternative. Râler n’apporte rien à personne !

Outil : l’assertivité ou la capacité de se positionner clairement et sereinement.

Le DESC : méthodologie d’affirmation de soi .

Décrire les faits, Exprimer son ressenti, Solutionner et Conclure en évaluant les Conséquences

  • RESPECTER L’AUTRE ET SE FAIRE RESPECTER

Pour bien travailler ensemble, il est indispensable de respecter les besoins et les limites des personnes avec qui je travaille. C’est aussi mieux se connaître pour bien fonctionner avec l’autre.

Condition  : pensez à  demander à vos collègues quelles sont leurs zones de tolérance… !  c’est ce qui  dérange dans l’organisation ou les attitudes. Parfois, un mot ou une attitude peut  bloquer une situation car il n’a pas le même sens pour les deux personnes. Là encore, il est important d’avoir de l’empathie et de chercher à comprendre l’autre.

  • NÉGOCIER

C’est aujourd’hui une compétence indispensable pour devenir force de proposition et arbitrer. Travailler dans l’urgence n’est pas une fin en soi, clarifier les ressources, les contraintes et organiser les disponibilités de chacun nécessite des qualités de négociateur.

L’Assistant(e) est au cœur des relations et assume un rôle de Relation Publiques.  Elle représente l’image du service.  C’est aujourd’hui une compétence indispensable pour devenir force de proposition et arbitrer. Travailler dans l’urgence n’est pas une fin en soi, clarifier les ressources, les contraintes et organiser les disponibilités de chacun nécessite des qualités de négociateur.

 

  • SE RESPONSABILISER

Nul  n’est parfait.  J’ai le droit à l’erreur mais encore faut-il la reconnaître. Faites fi de l’orgueil, assumez vos erreurs.

Méthode : la communication relationnelle  ou comment être co-responsable des relations que j’induis. Je suis responsable de ce que je dis mais pas de la manière dont l’autre reçoit le message.

Autre idée :  appliquez cette petite phrase magique : « je suis unique et je le vaux bien », ceci afin d’être conscient de sa valeur et ne plus subir les critiques ou les chantages qui ne me conviennent pas.

Par ailleurs, si je suis « victime » d’une situation, il est bon de se poser la question : « qu’est-ce qui a conduit à cette situation ? »  afin de clarifier ses propres comportements et les modifier.

Conclusion

Pour bien vivre les changements au cœur des organisations et évoluer sereinement dans sa fonction, l’Assistante possède de nombreux atouts qu’elle doit apprendre à mettre en valeur. Ceci  lui permettra de répondre différemment aux demandes des différents acteurs du service tout en  gagnant en efficacité.

C’est tout l’objet de ce stage proposé pour améliorer ses performances avec sérénité.

TRAVAILLER DANS LA LÉGÈRETÉ, C’EST POSSIBLE…. !

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