Conduite de réunion

Avis d’expert par Nathalie Barthélémy, consultante en Management et Efficacité professionnelle. Intervenante EFE, elle anime la  formation « Animer des réunions productives » .

Quoi de plus simple que de mener à bien une réunion me direz-vous ? Avec toutes celles auxquelles nous sommes amenés à participer quotidiennement, il serait légitime de penser  que l’on connaît la méthode ! Pourtant, à y réfléchir de plus près, que de perte de temps ! C’est bien simple, le lundi – jour de prédilection des comités de directions, réunions d’équipe et autres réunions hebdo – on a souvent le sentiment de ne faire que ça…Sans parler du manque d’efficacité ressenti et, parfois, du peu de résultats engendrés…

Alors comment sortir de la spirale tant décriée de la « réunionite » et revenir sur la voie de la réunion  efficace ?

Trop souvent l’animateur ne prend pas conscience du rôle clé qu’il joue, co-garant, avec les participants, du résultat final de la réunion. Car au-delà des aspects stratégiques, et parfois politiques, que revêt une réunion, son animation, loin d’être simpliste, requiert pratique et technique, sens de l’organisation et une bonne connaissance des relations humaines…

L’animateur de réunion a, en réalité, quatre fonctions essentielles à assurer : la production, la facilitation, la régulation et l’éducation.

La production, ou l’art de fixer un objectif et de s’y tenir. C’est la fonction première.

Les réunions sont tellement banalisées aujourd’hui, que projeter l’ordre du jour et amorcer le premier tour de table est devenu un quasi réflexe. Oui mais, attention. Avez-vous en tête l’objectif de votre réunion ? Au delà du plan défini et des points à aborder c’est bien lui qui doit rester le fil rouge de la séance, celui pour lequel vous devez produire un résultat. Alors, avant de se perdre dans la complexité des différents sujets à aborder, fixez un objectif précis à la séance, et au groupe, en l’inscrivant dans le marbre en début de séance et en vérifiant en fin de réunion qu’on l’a atteint.

Illustration par l’exemple. En réunion périodique, un manager peut avoir 2 objectifs principaux à sa réunion d’équipe :

• Faire le point sur les résultats mensuels. L’objectif est alors de  partager les résultats atteints avec chacun et d’assurer la production du plan d’action correctif éventuel en fin de séance.

• Présenter les orientations et objectifs opérationnels de la nouvelle période. L’objectif est, dans ce cas, de présenter ces orientations, convaincre de la nécessité de leur mise en œuvre, et s’assurer que chacun les a compris et sait ce qu’il doit mener pour les atteindre. Charge alors à l’organisateur de prendre en compte les problèmes rencontrés au point 1 et qui ont éventuellement empêché d’atteindre les résultats.

Une fois encore, attention à la tentation de tout mener de front, discuter ensemble des problèmes rencontrés et ne terminer la séance qu’avec une liste d’actions décousues (toutes nécessaires et justifiées par le groupe) qui ne marqueront pas les esprits, et ne permettront pas au collectif de retenir l’essentiel : assurer la production des nouveaux objectifs.

La facilitation, ou comment évoluer dans un environnement favorable.

Elle concerne surtout l’organisation matérielle et logistique. Lotus Notes ou Outlook nous facilitent la vie depuis des années et l’organisation d’une réunion est à présent une formalité : envoyer les invitations, faire des relances automatiques, réserver une salle demandent simplement un peu d’anticipation. Pour autant, une réunion importante peut demander un peu plus de soin. Et là, vous, seul,  pouvez créer des conditions de motivation et de bien être adaptées pour vos participants : prévoir un taxi ou un transport pour les invités extérieurs, s’assurer d’une taille convenable pour la salle, prévoir quelques boissons chaudes ou de l’eau, vérifier que le nombre de documents imprimés est suffisant pour chacun même s’ils ont déjà été envoyés aux participants…Autant de petits gestes qui assureront convivialité et efficacité des échanges.

La régulation ou l’art de faire cohabiter toutes les personnalités.

Elle se rapporte aux personnes. Un groupe rencontre parfois des difficultés : intérêts divergents, rivalités, concurrence, prestige, personnalité forte, attitudes autoritaires, comportements agressifs, clans ou sous-groupes… Les débats non constructifs voire les oppositions, s’ils ne sont pas gérés, conduisent votre réunion à l’échec. Ne vous y trompez pas, les mauvais comportements du groupe vous seront reprochés autant que la non-atteinte des objectifs fixés !

Le rôle de l’animateur est donc de faciliter les communications en assurant que chaque participant pourra s’exprimer sur le sujet, et dans les règles de bienséance qui lui auront éventuellement été rappelées. Pour cela, quelques astuces : placez les « ennemis » (ou supposés tels !) à côté de vous, de part et d’autre, afin d’éviter l’opposition frontale source de conflits et d’agressivité…À l’opposant systématique, proposez de soumettre ses propres idées au groupe. À celui qui monopolise la parole, régulez et adressez vous au plus discret pour savoir s’il partage ou non ce point de vue. Enfin, détectez les objectifs cachés, sans tomber dans le piège de la manipulation. Votre rôle d’animateur, ici, est bien d’assurer des débats constructifs et équilibrés, non de prendre parti.

L’éducation, ou la facilité à intégrer l’ensemble des participants.

L’animateur, par la pratique du travail en groupe, aide les participants à devenir autonomes, co-responsables de la réussite de la réunion, actifs et créatifs. Il faut, dans ce cas, savoir stimuler l’autonomie de chacun. C’est le principe même de la réunion : les problématiques sont discutées en groupe, en présence des experts ou des personnes concernées par le sujet.

Prenons la mise en place d’un logiciel  de production. Sont présents en réunion, le chef de production, les 2 chefs d’équipes terrain, le responsable informatique et son développeur. L’objectif de la réunion est de s’accorder sur les fonctions prises en compte par le logiciel. Reformulation, adaptation et prise de recul sont probablement vos plus grandes alliées. Votre rôle doit permettre à la production d’exprimer clairement et de la façon la plus exhaustive possible ses besoins : décrivez le processus de production, poussez les opérationnels à décrire les fonctions essentielles et secondaires de leur activité, quels sont leurs besoins, contraintes, impératifs ? En face, les informaticiens devront traduire dans leur propre langage les opérations à mener, exprimer les contraintes et proposer des solutions de remplacement ou de contournement. À vous de reformuler et de vous assurer dans ce cas, de la convivialité de la cible ainsi définie pour la production.

En synthèse, au delà de la simple conduite de réunion, l’animateur assure une vraie mission : atteindre l’objectif fixé pour l’ensemble du groupe.
Alors, animateurs de tous niveaux, de tous secteurs, quelque soit votre expérience, pratiquez et conservez les bons réflexes. Une réunion doit combiner : un objectif écrit et partagé par tous, une organisation anticipée et conviviale, des débats animés sans animosité, des échanges constructifs et performants !

Et si les quelques règles de base pour « bien vivre » ses réunions rappelaient les quelques principes de base de la politesse et du bien vivre en société ?

Avis d’expert par Nathalie Barthélémy, Cabinet Positive Sens
Intervenante EFE, elle anime les formations « Animer une réunion avec efficacité » ainsi qu’un Cycle certifiant «Manager de proximité »