Travail et cuisine : comment planifier efficacement ses activités !

[vc_row][vc_column][vc_column_text]Fidèle à ma passion pour la cuisine et l’organisation du travail, je vous propose aujourd’hui de parler de gestion du temps et plus précisément de planification !

Le leitmotiv de ces dernières années ne varie pas « je n’ai pas/plus le temps ! ».

À l’ère de la technologie et du numérique, nous gagnons du temps tous les jours pour organiser nos réunions à distance, traiter nos mails dans les transports, etc… et pour autant plusieurs facteurs peuvent désorganiser notre travail et notre vie personnelle s’ils ne sont pas pris en compte.

Dans un article précédent, nous avons mis en évidence la nécessité de priorités claires et d’une volonté affichée pour atteindre ses objectifs. Nous allons aujourd’hui traiter du comment vaincre l’habitude et organiser son temps différemment pour réussir à faire ce que l’on souhaite !

 

Planification de ses activités

C’est à dire avoir une vision claire de ce qui doit être fait dans le temps.

Si je prends l’exemple de la cuisine, mon objectif est clair : me voilà décidée à cuisiner tous les jours ! Une planification est alors nécessaire qui me donnera une vision de ce que je peux préparer sur la semaine.

Côté travail, mon analyse des tâches et activités à mener est faite, mes objectifs identifiés.

Pour cela plusieurs méthodes sont possibles :

• Côté cuisine, le planning détaillé de tous les menus de la semaine, affiché sur le frigo, permettra à chacun d’en prendre connaissance et « m’obligera » à suivre le programme sans y déroger !
• Côté travail, je vais de même enregistrer dans mon agenda Outlook par exemple, l’ensemble des activités à mener, me permettant ainsi de placer toutes les tâches qui passent habituellement en second : la préparation des réunions, les sujets de fond, les compte-rendu, etc…

L’avantage de ce type de planning est qu’il permet un suivi immédiat, je ne me pose pas la question du pourquoi du comment car je considère avoir réfléchi en amont à leur nécessité.

L’inconvénient de ce planning très rigide est qu’il ne laisse pas de place à l’imprévu. Le moindre grain de sable peut le désorganiser et surtout mes envies doivent être alignées avec mon organisation… en clair, si ce matin j’ai prévu de produire le reporting demandé par mon chef et que par ailleurs un client très sympa me relance sur un point technique, il n’est pas certain que je respecte ce que j’avais initialement prévu…

 

Planifier, oui ! Mais en prenant en compte les deadlines !

Une autre méthode de planification empruntée à la gestion de projet est également très utilisée : il s’agit du rétro planning ou planning de Gantt.

Cette fois, je vais clairement identifier les priorités en plus des tâches à mener grâce à la deadline de chaque activité.

• Côté cuisine, cela est fort utile pour éviter tout gaspillage alimentaire bien sûr !
• Côté travail, cela permettra de mettre en évidence les surcharges à des dates données et pourquoi pas à renégocier certains délais avec mes différents prescripteurs ?

Pour autant, ce planning a autant de difficultés que le précédent à s’adapter aux imprévus de dernière minute et à la gestion des urgences…

 

Et si malgré tout, je n’arrive pas à respecter mon planning ?

Si on souhaite utiliser ces différents outils tout en respectant sa planification, il faut également comprendre notre mode de fonctionnement. Qu’est ce qui m’empêche de respecter un planning quel qu’il soit et surtout de m’y tenir dans le temps ?

On a cité quelques facteurs : les imprévus et les urgences.

Il ne faut aussi prendre en compte son envie ou non de mener l’activité prévue (plutôt qu’une ratatouille ça vous dit des pâtes à la tomate ?) et son estimation du temps à y consacrer (tant pis pour ce compte rendu, je n’ai pas tout à fait le temps, là maintenant…)

Pour cela, la gestion de projet vient également à notre secours avec le découpage de l’activité en lots (de tâches). En effet, pour des activités « lourdes » ou complexes, le fait de les découper en tâches plus élémentaires et accessibles me permettra plus facilement de les « caser » à différents endroits dans mon planning, de me motiver et surtout de les mener à bien…

 

« Faire de la confiture ? Bah oui j’aimerai bien, c’est la saison des poires en plus… » … Mais comment m’y prendre alors que je rentre à 19 heure à la maison et que j’ai déjà le dîner à préparer…sans parler de mon weekend déjà ultra chargé… »

Rien de plus simple, je vais découper ma recette en lots :

• Achat des fruits un peu fermes qui pourront attendre d’être utilisés
• Lavage et préparation des pots (peut être fait très en avance) – 10 minutes

• Pelage/découpage des fruits (a faire la veille de la cuisson maximum, en laissant reposer les fruits, le sucre et le citron dans un endroit frais) – 15 minutes
• La cuisson (ma marmite sur le feu, je prépare le dîner tout en surveillant la cuisson) – 30/40 minutes
• Le remplissage des pots – 10 minutes

Et voilà le tour est joué !
Et mon reporting alors ? Comment le découper ?!
Je visualise les rubriques afin de pouvoir réfléchir indépendamment à chaque partie. Par exemple :

• Organiser le recueil des données (très en amont, j’ai préparé mes requêtes ou relancé mes sources)
• Analyse des tendances indicateurs
• Comparaison périodes précédentes
• Analyse des actions menées et de leurs résultats
• Proposition de nouveaux axes d’amélioration

Le fait de préparer les rubriques, prépare notre esprit à l’analyse. Les éléments sont posés et la réflexion en cours. Je pourrais ainsi commencer à compléter mon document, relire le travail déjà effectué et gagner en pertinence par rapport à un travail entier effectué juste avant la deadline et qui pourra manquer de prise de recul…

 

Et vous, avez- vous une méthode secrète pour y arriver ? Comme les recettes, les bonnes méthodes en organisation se partagent sans réserve, n’hésitez pas ![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]

[/vc_column_text][dt_quote font_size= »normal » background= »fancy »]Nathalie Barthélémy occupe pendant plus de 15 ans différentes fonctions de management. En 2010, formée au Coaching, elle créée sa propre structure. Elle intervient en tant que formatrice, coach et consultante. Son activité l’amène à accompagner les entreprises en gestion de projet ou support à la mise en oeuvre opérationnelle de nouvelles organisations. Elle anime chez EFE les formations Réussir ses réunions, Les outils du manager occasionnel et le Cycle Certifiant Manager de proximité[/dt_quote][/vc_column][/vc_row]