Evénement : piloter son projet pour en faire une réussite

sandra Sandra Minault , après 10 ans d’expérience dans la formation en tant que co-fondatrice d’un organisme de formation,    accompagne aujourd’hui les entreprises dans le développement de leurs équipes : les aider à révéler leurs potentiels pour une meilleure efficacité et un mieux être en entreprise. Elle anime chez EFE la formation « Piloter un projet événementiel ».

1. La rédaction Analyses Expert – Pilote-t-on un projet événementiel de la même façon que n’importe quel projet ?

Sandra Minault – Oui et non !
Oui car pour piloter un projet évènementiel, on fait appel aux outils de gestion de projet, on se met en « mode projet » (identifier les besoins, retroplanning, budget, équipe projet, ….).
Et non un événement ne se pilote pas de la même façon puisque l’évènementiel apporte un contexte bien spécifique avec notamment le jour J de l’événement et quoi qu’il arrive vous devez être prêt !

2. La rédaction Analyses Expert – Quels sont les premiers points de vigilance à avoir lorsqu’on se lance dans la mise en place d’un événement ?

Sandra Minault – Le premier point de vigilance sur lequel j’insiste car c’est un point que l’on oublie souvent : la vision du projet. Quelle vision vous avez du projet ? Est ce que tous les acteurs et interlocuteurs du projet ont la même vision de l’événement ?
Pierre Dac en fait une belle illustration « Ceux qui ne savent pas où ils vont sont surpris d’arriver ailleurs ».
Un autre point de vigilance dans un événement est le temps. On manque toujours de temps ! Il est nécessaire d’avoir un rétroplanning bien préparé et de prévoir des imprévus.
Le rôle du chef de projet doit également être clarifié dès le début. Il doit avoir la vision globale du projet et de l’événement.

3. La rédaction Analyses Expert – Peut-on réellement apprendre à piloter ce type de projet en 2 jours ?

Sandra Minault- En 2 jours de formation, vous ressortez avec les outils pratiques et la méthodologie à connaître avant de vous lancer dans la mise en place de votre projet. Cependant, le pilotage d’un projet s’apprend sur le terrain, en l’expérimentant.
La valeur ajoutée de ces 2 jours, c’est également de pouvoir partager les expériences avec les autres participants, de connaître éventuellement les erreurs à éviter ou certaines astuces à mettre en place, ….
Pendant ces 2 jours, on travaille également sur les cas réels des participants ce qui leur permet d’avancer dans leur mise en place de projet, de les aider à planifier leur projet….
L’échange est très enrichissant et ils peuvent repartir avec des outils pratiques et adaptés à leur événement.

4. La rédaction Analyses Expert – Quels sont les mots clés d’une planification de projet de cet ordre ?

Sandra Minault –Besoins, vision, concept, brainstorming, objectifs, cahier des charges, budget, prestataires, communication, visibilité, participants, intervenants, rétroplanning, plan d’actions, terrain, imprévus, évaluer, archiver, faire savoir….

5. La rédaction Analyses Expert – Comment penser à tout ?

Sandra Minault –On ne peut pas penser à tout ! Pour se sécuriser, il faut déléguer un maximum à l’équipe projet et faire en sorte de tout préparer au travers de répétition, …
Je suggère également au chef de projet d’avoir un cahier d’organisation le jour J dans lequel tout est noté : les contacts (intervenants, équipe, …), le déroulement détaillé du projet , les horaires, …. Si le jour J le chef de projet a un souci majeur l’événement doit pouvoir se tenir !

6 – La rédaction Analyses Expert – Comment capitaliser sur ce type de projet ? Que puis-je mettre en place pour mettre ses savoir-faire au service de mon entreprise ?

Sandra Minault –Il est essentiel de capitaliser sur les évènements mis en place. Après un événement, vous devez l’évaluer (mesurer les résultats…) et capitaliser (faire savoir…).
Donc suite à l’événement vous devez l’évaluer avec les participants et avec votre équipe afin de récolter des feed-backs qui vous permettront de vous améliorer à l’avenir. Vous pourrez également solliciter un rendez-vous avec les décideurs du projet afin d’exposer vos résultats.
De plus, afin de capitaliser sur les savoirs mis en place, il est important également de tout archiver (document, devis, contrats, …).
Enfin, le projet se termine une fois que la communication post-événement a été faite. C’est important de garder le lien avec les participants, les prestataires, les intervenants et remercier tout le monde…. C’est l’image de l’entreprise qui est aussi en jeu !