5 conseils d’expert pour améliorer ses écrits !

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En entreprise, les écrits restent un moyen de communication essentiel. Qu’il s’agisse d’E-mails, de comptes-rendus, de notes de services ou autres, un « bon écrit » permet d’être plus efficace dans sa communication et renforce l’image que l’on veut donner de soi.

 

Qu’est-ce qu’un « bon écrit » ?

Un « bon écrit » peut se définir par 3 critères principaux. Avant tout, une bonne structuration est nécessaire, avec un plan logique et des mots de liaison pertinents. Ensuite, basée entre autres sur les leviers que sont l’empathie, la raison, l’intérêt ou le devoir, une bonne argumentation provoque l’intérêt du lecteur et renforce le message. Et enfin, sans doute le plus difficile, un bon style, ni trop sec ni trop lourd, permet de faciliter la lecture.

 

Comment peut-on gagner en style ?

Le style est difficilement définissable, c’est tout le problème ! Car dans tout écrit, il y a une part de subjectivité. On aime ou on n’aime pas ! Du moins en littérature, car dans l’entreprise, il ne s’agit pas d’écrire des romans ou des nouvelles. L’essentiel, dans les écrits professionnels, c’est de rédiger de façon claire et concise en conservant un contenu qui garde tout son sens. Pour être opérationnel sans se perdre dans des phrases « à rallonge » ou au contraire dans des phrases trop directes, il convient de trouver un équilibre en privilégiant des phrases plutôt courtes (15 mots environ) et la voie active, en alternant le « vous, nous, il » et quelques tournures grammaticales : le fameux sujet-verbe-complément, mais aussi l’attaque par un verbe ou un article, les répétitions voulues… Bref, jouer avec la langue française !

 

Que faire contre l’angoisse de la page blanche ?

Quand on ne sait pas par où commencer, je conseille de faire un plan en fonction de l’objectif que l’on s’est fixé. Cela permet de poser ses idées. Ce sont souvent les mêmes déroulés logiques que l’on retrouve : le fameux thèse/antithèse/synthèse, le SPRI (Situation Problème Résolution Information), le plan thématique, dont le fameux 5W répondant aux questions fondamentales (What ? Who ? When ? Where ? Why ?), etc. Le DESC (Décrire, Exprimer, Spécifier, Conclure) peut également être très utile à l’écrit pour apaiser les situations de conflit.

Par ailleurs, la formulation d’un message essentiel résumant ou la construction d’un mind mapping (carte mentale) permet de généraliser et de synthétiser sa pensée et d’y voir plus clair.

 

Y-a-t-il des éléments à bannir dans un écrit ?

En dehors des fautes d’orthographe, de syntaxe et de typographie, il n’y a pas d’interdits formels. Simplement, il vaut mieux éviter les formulations négatives (les « ne pas », les « mais », etc.) et les termes trop généraux comme « chose », « avoir » ou « être » ; utiliser les « que, qui » avec parcimonie et ne pas abuser des virgules. Un bon indicateur : la longueur de vos phrases entre 2 points. Si elles font plusieurs lignes, cela doit vous alerter ! Un principe : 2 phrases courtes valent mieux qu’une phrase interminable…

 

Un dernier conseil ?

Pour améliorer ses écrits, rien de mieux que la pratique ! Se former représente un bon point de départ puisque cela permet de revoir les bases et de prendre conscience de ses points forts et de ses points à améliorer mais il est nécessaire de mettre en pratique ces connaissances, nouvelles ou non. A force d’utilisation, les techniques apprises et développées en formation deviendront alors vos habitudes et vos écrits en seront grandement améliorés.

 

[dt_quote font_size= »normal » background= »fancy »]Après des études de communication, de journalisme et de sciences politiques, Pascaline Roi a collaboré à plusieurs supports de presse (Télérama, Pleine Vie, Le Petit Futé…) en tant que journaliste. Aujourd’hui, elle travaille comme rédactrice pour des jobboards du groupe CareerBuilder, dont Careerbuilder.fr et Lesjeudis.com. Chez EFE, elle anime plusieurs formations relatives aux écrits professionnels : « Rédiger vite et bien », « Améliorer ses écrits professionnels », « Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus » et « Ecrire sans faute – Certification Voltaire ».[/dt_quote]